ORDEN Y BUEN USO DEL TIEMPO

Parece lógico que el orden y la organización de nuestro espacio físico estén íntimamente relacionados con el correcto uso de nuestro tiempo. Cuantas veces nos ha sucedido que debíamos entregar un reporte y no lo encontramos por ninguna parte, quizás escondido en varios lotes de papeles que vamos almacenando sobre nuestro escritorio por carecer de un sistema de organización y lo que es a veces peor, no eliminamos inmediatamente las cosas pequeñas que toman poco tiempo hacer, ya que hemos colapsado ante la falta de priorización.

Una vez leí en una revista, que un escritorio desordenado denota que la persona está pasando por un período de caos mental y si a esto, se suma a una oficina desordenada, es mucho más difícil para la persona lograr salir de esta situación particular, ya que su entorno contribuye a este caos.

Como una forma de solucionar el problema que sufren la mayoría de los trabajadores hoy en día y que hacen perder millones de dólares a sus empresas por falta de eficiencia, se puede utilizar un sistema de organización, tales como simples carpetas con priorización A-B-C o utilizar métodos más sofisticados como las "5 S" japonesas, que se valen de la clasificación (SEIRI), ordenamiento (SEITON), limpieza (SEISO), estandarización (SEIKETSU) y disciplina (SHITSUKE) para solucionar el eterno problema de que es lo que necesitamos y en que cantidad para efectuar de mejor forma nuestras labores.

Para ser más efectivos en la forma que nos administramos y así tener más tiempo, es de suma importancia un sistema de organización física, ya que gracias a el podemos ahorrar valiosos minutos en la búsqueda de documentos o elementos de trabajo.

Si desean saber más pueden buscar material en la página de facebook: "Éxito y Buen uso del tiempo"

EL SEGUNDO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Por fin, ya hemos llegado al segundo cuadrante y si usamos de buena manera, puede significar un cambio sustancial en nuestra manera de enfrentar situaciones y programar nuestro quehacer diario.

Primero que todo, este cuadrante (II) esta enfocado a generar visión y perspectiva, esta íntimamente relacionado con nuestro hemisferio derecho donde nace nuestra misión personal, es la base para vivir el liderazgo personal efectivo, es nuestra fuente de equilibrio personal, el lugar donde aprendemos a confiar en nosotros mismos. Gracias a todo esto, aprendemos a gestionar nuestras crisis, aprendemos a evitarlas, utilizando nuestro lado Proactivo.

Se genera una transición desde el sentimiento de falta de control a casi una totalidad de control, ponemos énfasis en las personas y las relaciones, no en las cosas o actividades. Para esto, debemos considerar el ser efectivo con las personas y eficientes con las cosas, es decir, a las personas no las podemos encasillar en una agenda con un tiempo determinado, debemos trabajar en crear valor en nuestras relaciones y por lo tanto, no podemos decirle a nuestra esposa que tenemos 10 minutos para estar con ella o decirle a nuestros colegas de trabajo que tenemos 5 minutos para atender sus necesidades, eso significaría un bloqueo inmediato en la comunicación.

Con el pasar del tiempo, se aprende a ganar tiempo de otros cuadrantes para centrarse en el II.  Al trabajar en el, se obtiene un sentimiento de control que no se compara con nada conocido, somos consientes de nuestra responsabilidad (habilidad para elegir la respuesta), eso nos hace ingresar al grupo de "LOS QUE MARCAN PRIORIDADES" ó "PROACTIVOS"

EL CUARTO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como quedamos de acuerdo anteriormente después revisaremos el segundo cuadrante de la administración del tiempo, así que ahora nos centraremos en el cuarto cuadrante, el cual, incluye todas aquellas cosas consideradas como triviales, algunas llamadas telefónicas, algunos correos electrónicos, en fin, situaciones que no aportan mucho a nuestra eficacia o eficiencia, en este cuadrante se incluyen las actividades agradables, el ocio, etc.

No es mal visto dedicar cierto tiempo a estas actividades, pero cuando nos centramos mucho en él, sufrimos las consecuencias y le damos el control de nuestras vidas a cosas externas, dejamos de lado las cosas importantes y muchas veces las urgentes para refugiarnos en lo agradable de no hacer nada. Son aquellos individuos que tienen el lema,"Si tienes algo que hacer mañana, déjalo para pasado mañana", yendo a casos extremos.

El resultado de esto, es una total irresponsabilidad ante la vida,  las personas recurren a este cuadrante para refugiarse después de pasar mucho tiempo en cosas urgentes, la idea principal es no hacer nada o si las hacemos, estas no tienen nada que ver con el camino de excelencia que nos gustaría seguir.

Una de las cosas a tener en cuenta, es que no se prohíbe trabajar este cuadrante de vez en cuando, pero tenemos que hacerlo de manera responsable, cuando no tengamos cosas pendientes o compromisos. Al aprender a trabajar en el cuadrante II, se generará mucho tiempo disponible y parte de este lo pueden dedicar a cosas del IV si así lo desean.

Como último mensaje, recordemos que las personas que logran el éxito, generalmente son expertos en triunfar sobre aquellas cosas que a la mayoría no les gusta hacer, como levantarse temprano, entregar los informes en la fecha prevista, dedicar tiempo al desarrollo personal, escuchar a los demás, descansar en vez de salir de fiesta, etc., es decir, tienen sus objetivos claros y lo que deben sacrificar para lograrlo.

Las personas que están inmersas en el cuadrante IV son considerados los "FLOJOS" para la cuarta generación (paradigma de eficacia), esos que no les gusta hacer nada por avanzar y culpan a los demás de su desdicha, pero no tienen la menor intención de levantarse de su silla, viven para descansar, jugar, pasarlo bien, sin tomar nada en serio, ni siquiera su propia vida, lamentablemente este ritmo no es sostenible en el tiempo.

Más adelante eso sí, revisaremos la quinta generación, donde el tiempo de ocio es considerado beneficioso para nuestro desarrollo y se trabaja en eliminar el sentimiento de culpabilidad cuando no hacemos nada.

EL TERCER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como podrán darse cuenta, nos hemos saltado el segundo cuadrante, así dejamos el análisis del segundo cuadrante para el final, mientras tanto nos preocuparemos del tercer cuadrante, que se enfoca en aquellas cosas que son urgentes pero que no son importantes. Muchas de ellas, están íntimamente relacionadas con la reputación, ya que corresponden a la solución de crisis de otras personas, su enfoque es en los plazos cortos, se piensa que la planificación y la prevención no valen la pena y existe un sentimiento se sentirse totalmente excluidos de control, que las cosas externas dominan la situación y se es un mero espectador de como pasa la vida propia. Ejemplos de esto, son aquellas situaciones cuando contestamos todos los llamados telefónicos inoportunos, aceptamos interrupciones mientras tratamos de ejecutar nuestras tareas, estamos dispuestos a asistir a cuanta reunión nos inviten (a pesar de que sabemos que estas no lleven a ningún lado), aceptamos el trabajo extra de otros, etc.

Todo lo que hemos comentado hasta el momento se podría evitar si supiéramos decir que "NO" sutilmente, pero lamentablemente no lo hacemos y recurrimos al lenguaje reactivo del "tengo", tengo que ir a la reunión, tengo que contestar la llamada, tengo que atender a este proveedor, tengo que ayudar con el informe, etc. Recuerden que siempre tendremos la opción de elegir nuestra respuesta y por lo tanto somos tan culpables como quienes nos empujan a realizar estas actividades.

Este cuadrante (III) se caracteriza por el personaje SUMISO, que se siente con las manos atadas, se siente sin las herramientas y a merced de lo que ocurre en su entorno, no tiene control sobre nada, esta situación puede llegar a generar mucho estrés, ya que el círculo de influencia es demasiado pequeño en comparación con el círculo de preocupación, denota en algunos casos baja autoestima por necesitar aprobación y validación externa continua. (muchos se aprovechan de estas personas, ya que se dan cuenta de su debilidad ante los requerimientos)

Un consejo, aprendamos a reconocer el valor que tienen para nuestras vidas las cosas importantes, aprender  a decir "NO" de vez en cuando, no significa que no tengamos capacidades, tampoco que seamos personas negativas, se debe procurar un enfoque en las cosas que realmente generan avance hacia la concreción de nuestros sueños y metas.

Te dejo planteada esta inquietud. ¿Actúas como SUMISO en tu hogar ó tu trabajo?