ÁREAS CRÍTICAS DE RENDIMIENTO (ACR)

Hola amigos, hoy hablaremos acerca del "enfoque", el gran problema para administrar tiempo no es la falta de este recurso en sí, sino la falta de enfoque que hace que nos diluyamos en otras tareas menos importantes y finalmente seamos poco eficaces y eficientes.

Una forma muy sencilla para lograrlo es identificar cuales son tus áreas críticas de rendimiento o ACR, el ejercicio es idéntico a la llamada rueda de la vida de coaching y con ella podrás saber exactamente donde poner tu energía y así lograr resultados extraordinarios.

Yo usaré como ejemplo 10 áreas de rendimiento, pero tu puedes colocar las que desees ya sea agregando o quitando. Estas son:

1.   Desarrollo personal

2.   Espiritual

3.   Finanzas

4.   Desarrollo Profesional

5.   Familia

6.   Pareja

7.   Amigos

8.   Hobbies

9.   Salud

10. Trabajo

Una vez hayas identificado las tuyas, debes poner una puntuación que va de 1 a 10 que representará tu actual desempeño en ella. Así sucesivamente con todas las restantes. Cuando termines, debes unir los puntos para formar algo así como un círculo. (Si aparece una figura extraña no te preocupes, aún tienes posibilidades)

Después que hayas hecho tu valoración actual, llegó el momento de decidir muy seriamente a que valor te gustaría llegar en cada una de estas áreas en el futuro. Toma un lápiz de distinto color y marca el valor que desees lograr. Luego une los puntos y tendrás una nueva figura. 

Bueno, ahora conoces cuál es la "brecha" que debes cubrir para aumentar tu eficacia y eficiencia en tus áreas críticas, este es el principio para enfocar tus esfuerzos, ya que después vendrá la etapa de generación de metas y objetivos.

Te invito a probar esta herramienta, no te tomará más de unos minutos y te será de mucha utilidad. La imagen anterior te servirá de ejemplo y además te dejo un "radar chart" en blanco para que lo puedas usar de borrador.

Que estés muy bien y continua con tu excelente trabajo. Nos vemos en la próxima entrada.

EL SEGUNDO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Por fin, ya hemos llegado al segundo cuadrante y si usamos de buena manera, puede significar un cambio sustancial en nuestra manera de enfrentar situaciones y programar nuestro quehacer diario.

Primero que todo, este cuadrante (II) esta enfocado a generar visión y perspectiva, esta íntimamente relacionado con nuestro hemisferio derecho donde nace nuestra misión personal, es la base para vivir el liderazgo personal efectivo, es nuestra fuente de equilibrio personal, el lugar donde aprendemos a confiar en nosotros mismos. Gracias a todo esto, aprendemos a gestionar nuestras crisis, aprendemos a evitarlas, utilizando nuestro lado Proactivo.

Se genera una transición desde el sentimiento de falta de control a casi una totalidad de control, ponemos énfasis en las personas y las relaciones, no en las cosas o actividades. Para esto, debemos considerar el ser efectivo con las personas y eficientes con las cosas, es decir, a las personas no las podemos encasillar en una agenda con un tiempo determinado, debemos trabajar en crear valor en nuestras relaciones y por lo tanto, no podemos decirle a nuestra esposa que tenemos 10 minutos para estar con ella o decirle a nuestros colegas de trabajo que tenemos 5 minutos para atender sus necesidades, eso significaría un bloqueo inmediato en la comunicación.

Con el pasar del tiempo, se aprende a ganar tiempo de otros cuadrantes para centrarse en el II.  Al trabajar en el, se obtiene un sentimiento de control que no se compara con nada conocido, somos consientes de nuestra responsabilidad (habilidad para elegir la respuesta), eso nos hace ingresar al grupo de "LOS QUE MARCAN PRIORIDADES" ó "PROACTIVOS"

EL CUARTO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como quedamos de acuerdo anteriormente después revisaremos el segundo cuadrante de la administración del tiempo, así que ahora nos centraremos en el cuarto cuadrante, el cual, incluye todas aquellas cosas consideradas como triviales, algunas llamadas telefónicas, algunos correos electrónicos, en fin, situaciones que no aportan mucho a nuestra eficacia o eficiencia, en este cuadrante se incluyen las actividades agradables, el ocio, etc.

No es mal visto dedicar cierto tiempo a estas actividades, pero cuando nos centramos mucho en él, sufrimos las consecuencias y le damos el control de nuestras vidas a cosas externas, dejamos de lado las cosas importantes y muchas veces las urgentes para refugiarnos en lo agradable de no hacer nada. Son aquellos individuos que tienen el lema,"Si tienes algo que hacer mañana, déjalo para pasado mañana", yendo a casos extremos.

El resultado de esto, es una total irresponsabilidad ante la vida,  las personas recurren a este cuadrante para refugiarse después de pasar mucho tiempo en cosas urgentes, la idea principal es no hacer nada o si las hacemos, estas no tienen nada que ver con el camino de excelencia que nos gustaría seguir.

Una de las cosas a tener en cuenta, es que no se prohíbe trabajar este cuadrante de vez en cuando, pero tenemos que hacerlo de manera responsable, cuando no tengamos cosas pendientes o compromisos. Al aprender a trabajar en el cuadrante II, se generará mucho tiempo disponible y parte de este lo pueden dedicar a cosas del IV si así lo desean.

Como último mensaje, recordemos que las personas que logran el éxito, generalmente son expertos en triunfar sobre aquellas cosas que a la mayoría no les gusta hacer, como levantarse temprano, entregar los informes en la fecha prevista, dedicar tiempo al desarrollo personal, escuchar a los demás, descansar en vez de salir de fiesta, etc., es decir, tienen sus objetivos claros y lo que deben sacrificar para lograrlo.

Las personas que están inmersas en el cuadrante IV son considerados los "FLOJOS" para la cuarta generación (paradigma de eficacia), esos que no les gusta hacer nada por avanzar y culpan a los demás de su desdicha, pero no tienen la menor intención de levantarse de su silla, viven para descansar, jugar, pasarlo bien, sin tomar nada en serio, ni siquiera su propia vida, lamentablemente este ritmo no es sostenible en el tiempo.

Más adelante eso sí, revisaremos la quinta generación, donde el tiempo de ocio es considerado beneficioso para nuestro desarrollo y se trabaja en eliminar el sentimiento de culpabilidad cuando no hacemos nada.

EL TERCER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como podrán darse cuenta, nos hemos saltado el segundo cuadrante, así dejamos el análisis del segundo cuadrante para el final, mientras tanto nos preocuparemos del tercer cuadrante, que se enfoca en aquellas cosas que son urgentes pero que no son importantes. Muchas de ellas, están íntimamente relacionadas con la reputación, ya que corresponden a la solución de crisis de otras personas, su enfoque es en los plazos cortos, se piensa que la planificación y la prevención no valen la pena y existe un sentimiento se sentirse totalmente excluidos de control, que las cosas externas dominan la situación y se es un mero espectador de como pasa la vida propia. Ejemplos de esto, son aquellas situaciones cuando contestamos todos los llamados telefónicos inoportunos, aceptamos interrupciones mientras tratamos de ejecutar nuestras tareas, estamos dispuestos a asistir a cuanta reunión nos inviten (a pesar de que sabemos que estas no lleven a ningún lado), aceptamos el trabajo extra de otros, etc.

Todo lo que hemos comentado hasta el momento se podría evitar si supiéramos decir que "NO" sutilmente, pero lamentablemente no lo hacemos y recurrimos al lenguaje reactivo del "tengo", tengo que ir a la reunión, tengo que contestar la llamada, tengo que atender a este proveedor, tengo que ayudar con el informe, etc. Recuerden que siempre tendremos la opción de elegir nuestra respuesta y por lo tanto somos tan culpables como quienes nos empujan a realizar estas actividades.

Este cuadrante (III) se caracteriza por el personaje SUMISO, que se siente con las manos atadas, se siente sin las herramientas y a merced de lo que ocurre en su entorno, no tiene control sobre nada, esta situación puede llegar a generar mucho estrés, ya que el círculo de influencia es demasiado pequeño en comparación con el círculo de preocupación, denota en algunos casos baja autoestima por necesitar aprobación y validación externa continua. (muchos se aprovechan de estas personas, ya que se dan cuenta de su debilidad ante los requerimientos)

Un consejo, aprendamos a reconocer el valor que tienen para nuestras vidas las cosas importantes, aprender  a decir "NO" de vez en cuando, no significa que no tengamos capacidades, tampoco que seamos personas negativas, se debe procurar un enfoque en las cosas que realmente generan avance hacia la concreción de nuestros sueños y metas.

Te dejo planteada esta inquietud. ¿Actúas como SUMISO en tu hogar ó tu trabajo?

EL PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Anteriormente habíamos revisado los cuatro cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo y ahora comenzaremos con la revisión detallada de cada uno de ellos. El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, aquellas que requieren de nuestra acción inmediata, entre los ejemplos que podemos citar, están: Informes de última hora, solución de algunos problemas en el hogar, llamadas y encargos de última hora de nuestro jefe, lo que generalmente llamamos "apagar incendios".

Como pueden observar, una de las particularidades de este cuadrante, está en la concentración de plazos muy cortos, genera estrés para quienes se ven inmersos en él, un patrón que se repite en aquellos que administran desde este cuadrante, es que se encuentran en un continuo estado de emergencia, al igual que un bombero, convirtiéndolas en personas expertas en administración de crisis. 

Siempre encontraremos con situaciones de este tipo en nuestra vida, pero se presenta el problema de que si vivimos siempre en situaciones de estrés, podemos terminar colapsando mentalmente o físicamente, recuerden que no somos superhéroes, pero si podríamos convertirnos en mártires empresariales.

Para una persona que vive en este cuadrante, se hace muy difícil planificar y pensar en las cosas importantes de su vida, esta demasiado ocupado en otros temas, la prevención y la planificación pasan a segundo plano, no existe tiempo para definir sus roles, metas y objetivos, no tiene tiempo para sus relaciones, sus hijos o su esposa, el chequeo médico puede hacerse la próxima semana, no queda espacio para educarse, en fin, ninguna actividad que genere capacidad de producción (CP) a futuro es considerada, llegando incluso a quedar completamente solos en casos extremos.

Una cosa que se debe tener en cuenta. "Todo aquello que es muy importante para nuestras vidas y que no revisamos hoy con tiempo, tengan por seguro que mañana será una urgencia del primer cuadrante"

Pongamos este ejemplo:

"Me solicitan que desarrolle el informe para un nuevo producto en mi empresa, tengo tres meses antes de la entrega y presentación, como es bastante, no me preocupo del tema, sé que debo investigar algunas cosas antes de redactar el informe, así que lo dejo para unos días más y me enfoco en lo más urgente. 

Pasan unas semanas y nuevamente recuerdo que tengo que entregar el informe, como soy muy seguro de mis capacidades, espero unos días más. 

Pasan los días y finalmente estoy a una semana de la entrega, así que procedo a investigar del tema, sé que puedo terminarlo en la fecha estipulada, ya que tengo esta costumbre desde la universidad, dejar las cosas hasta última hora. 

El problema se presenta cuando comienzo mi investigación, debo entrevistarme con algunas personas y tengo muchos problemas para coordinar mi agenda con la de ellos, finalmente logro reunir todo lo que necesito dos días antes de la entrega del informe, ahora debo trabajar dos noches seguidas para poder cumplir y presentar en la fecha prevista.

Por fin llegó el gran día, pude terminar una hora antes de la presentación, soy un genio!!!!

Lamentablemente ocurrió un problema, durante la reunión de presentación, me preguntaron algunas cosas que tuve que dejar fuera, por el poco tiempo que tenía, mi jefe se molestó bastante, así que tengo hasta mañana por la mañana para entregar lo que falta. Me siento fatal, estoy muy cansado, pero no tengo otra opción, tendré que trabajar hasta tarde nuevamente."

Como pueden ver en el ejemplo, la persona no optó por aprovechar el tiempo que tenía y postergo hasta que algo muy importante para su credibilidad como profesional se volvió una urgencia del primer cuadrante, su reputación fue dañada y finalizó muy cansado, pudiendo afectar en su desempeño de la semana completa.

Así como este, existen innumerables casos en los diferentes roles que desempeñamos, los invito a observar durante esta semana, que cosas importante estamos dejando de lado, que podrían convertirse en una urgencia. Además podrían efectuar una evaluación personal, para determinar si actualmente están actuando como bomberos en sus obligaciones cotidianas.

LA CUARTA GENERACIÓN Y LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como les conté anteriormente existen varias generaciones de la administración del tiempo, por ahora, antes de iniciar con lo nuevo, les mostrare la base sobre la cual trabaja la cuarta generación. Esta utiliza como herramienta principal la matriz de la administración del tiempo, la que pasó a  detallar a continuación.

La matriz es muy simple, partimos de la premisa que existen cosas que pueden ser de menos urgentes a muy urgentes, además de menos importantes a muy importantes, con esto surgen los cuadrantes.

El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, por lo que requieren de nuestra acción inmediata, tales como, informes de última hora, solucionar un problema en el hogar, llamadas de nuestro jefe, concentración en plazos muy cortos, los otros ejemplos se los dejo a su imaginación.

El segundo cuadrante (II) es de las cosas que no son muy urgentes, pero si son muy importantes, por lo general, como tenemos tiempo las dejamos de lado, pero el problema es que estas cosas se pasan al cuadrante I si no las hacemos. Por ejemplo, usted debe entregar un informe a la junta directiva dentro de dos meses, se puede dar cuenta que tiene tiempo suficiente para recopilar información e interiorizarse del problema tranquilamente, lo malo, es que como tiene bastante tiempo lo deja de lado para dar solución a cosas más inmediatas olvidando por completo el informe. ¿Qué sucede el último día antes de la entrega?

El tercer cuadrante (III) es de las cosas muy urgentes, pero no muy importantes, no suman mucho a nuestra gestión personal, generalmente se concentran en plazos cortos pero aportan soluciones para otras personas. Algunas llamadas telefónicas, interrupciones en la oficina, algunos correos electrónicos, reuniones mal dirigidas que generan pérdidas de tiempo, etc.

El cuarto cuadrante (IV) es de las cosas que nos son urgentes y tampoco son importantes, puro descanso y nada más, por ejemplo ver televisión, jugar playstation todo el día, dormir siesta, no hacer nada, puras trivialidades, eso sí, podrán estar de acuerdo conmigo que no es malo hacerlo, pero los excesos no son muy buenos, así que la idea es tratar de dosificar un poco y complementar con otras actividades.

Si observan bien, el cuarto cuadrante corresponde a aquellas cosas que se consideran como desperdicio de tiempo para nuestra sociedad,  pero que ahora nosotros las consideraremos como "tiempo de oro", el cual, si es bien administrado puede traer grandes beneficios a tu vida.


Espero que tengan todo esto en cuenta a partir de ahora, en las próximas entradas iremos revisando más cosas interesantes. :-)