EVALUACIÓN INICIAL

Si usted llegó a este blog, creo que es por alguna de las siguientes razones que plantearé a continuación y le aseguro que debe estar sufriendo por lo mismo que la mayoría de la población actualmente.

 

Le pido que trate de recordar cuantas veces a escuchado esta semana decir a otros o a usted mismo; no tengo tiempo, ojalá el día tuviera más horas, no pude llegar antes, me olvidé completamente de la cita o reunión, etc. Si lo ha hecho, no se preocupe porque es un problema que tienen la mayoría de las personas de nuestra generación debido a el acelerado avance de las tecnologías de la información, esto es explicado en una entrada anterior de este mismo blog.

 

Ahora le pido que por favor revise el siguiente listado y trate de visualizarse a usted mismo en alguna de estas situaciones; trabaja más allá de su horario normal, generalmente lleva trabajo para su casa, duerme mal por la preocupación de cosas pendientes, constantemente es interrumpido en su oficina y recibe llamados inoportunos que le quitan su tiempo, le molesta al no avanzar en su trabajo por la irresponsabilidad de otros, hace interminables listados de tareas que apenas consigue ejecutar los cuales se juntan con los del día siguiente, olvida fechas/horarios de citas y reuniones, tiene su bandeja de correo repleta, se siente desorientado respecto a donde van a parar sus minutos, siente que los días pasan y no le rinden, siente que por más que se esfuerce no logrará ponerse al día con sus tareas por no tener idea de como empezar, le faltan espacios para compartir con familia y amigos, siente que el tiempo de descanso y recreación es una pérdida de tiempo.

 

Bueno, no se sienta mal por que como le dije anteriormente, este sentimiento es generalizado, ahora me gustaría que medite acerca de las siguientes preguntas, que tratan de hacer la conexión con las situaciones planteadas; ¿Cuál es su horizonte de planificación personal, el próximo mes, la semana entrante, mañana o apenas unas horas? ; ¿Para su trabajo, realiza una planificación semanal y/o diaria? ; ¿Dedica tiempo en la semana para actividad física, leer un libro, revisar sus valores o compartir con familia o amigos? ; ¿Se propone metas anuales en vísperas de año nuevo? ; si lo hace, ¿Evalúa el cumplimiento de sus metas cada año? ; ¿Utiliza algún modelo externo o propio para la gestión de su tiempo? ; ¿Qué podría estar haciendo de diferente hoy, que pudiera traer un tremendo beneficio para el logro de sus metas en su ámbito personal? ; ¿Eso que podría hacer, le significaría un beneficio en su ámbito profesional también?

 

Espero que la revisión de las situaciones y las preguntas le sirvan de ayuda para poder evaluar la forma en que está gestionando sus tiempo o para ir más allá, la forma en que se está gestionando a si mismo para el cumplimiento de sus tareas. En las próximas entradas obtendrá más información útil que le ayudará en la elaboración de un proyecto de administración personal del tiempo.

 

Excelente semana, recuerde dedicar unos 15 minutos para planificar su semana...le aseguro que será muy beneficioso...

 

 

 

 

EL PROBLEMA ES LA INFORMACIÓN

Se han puesto a meditar acerca de la cantidad de información que reciben a diario. La tecnología (internet, medios de comunicación, aparatos electrónicos, etc.) nos han convertido en verdaderos esclavos de la información.

"Quien habría pensado hace 10 años, que íbamos a tener pánico de olvidar el teléfono móvil, por el hecho de que se genere una llamada pérdida ó por la incapacidad de responder un mail ó mensaje a tiempo"

"Actualmente, un ejecutivo promedio de cualquier empresa, en un solo día, recibe toda la información que hace 100 años una persona recibía en toda su vida"

El gran problema, es que hacer con toda esa información...

¿Cómo la administramos, cómo la gestionamos?

Ese, es el verdadero desafío al que nos enfrentamos...

REUNIONES EFECTIVAS

Una forma de aprovechar mejor el tiempo en el trabajo, es a través de la generación de reuniones efectivas.

Para ello, debes definir primero si es necesario citar a una reunión o no, luego, determinar el propósito y cuales son los aspectos importantes a discutir, después debes preparar una agenda y enviarla a los asistentes para que puedan dar su opinión al respecto. Una vez en la reunión, recuerda comenzar a tiempo por respeto a los asistentes puntuales, revisa cada unos de los aspectos de la agenda dentro del tiempo estimado, una vez finalizada la reunión, haz un resumen con los acuerdos, responsables y plazos para enviarlo a los asistentes, será de mucha utilidad la próxima vez.

Algunas estadísticas respecto a reuniones; el promedio de reuniones a las que asiste un profesional ó administrativo de cualquier empresa es de 62 al mes, de estas, la mitad es considerada una pérdida de tiempo, es decir, mensualmente pasamos 31 horas en reuniones que no nos llevan a ninguna parte. (como es promedio, puede que tu pases muchas más horas perdiendo tu tiempo)

Del asistente tipo podemos decir:

91% se distraen durante la reunión.

96% se pierden alguna reunión consciente o inconscientemente.

39% se duermen.

45% están agobiados por la cantidad de reuniones a las que deben asistir.

73% hacen otras cosas durante las reuniones. (Facebook, Twitter, Mail, etc)

47% se quejan de que las reuniones son la principal pérdida del trabajo.

RITMO DE VIDA

Se han puesto a pensar cuales son los factores que determinan el "ritmo de vida" en nuestra sociedad actual.

El primer factor determinante es el bienestar económico, las sociedades con una mejor economía, tienen una tendencia a un ritmo de vida mucho más rápido que las sociedades con economías más bajas.

El segundo factor determinante es el grado de industrialización que esta íntimamente ligada a la primera, las sociedades con una grado mayor tienen la tendencia a poseer una economía más rica y por lo tanto un ritmo más rápido. Es correcto indicar que la revolución industrial dio inicio igualmente a una revolución del uso del tiempo, ya que hasta esa época nunca se había cuestionado la eficiencia del trabajo. Por otro lado, es una ironía el pensar que mientras más industrializada sea la sociedad, sus habitantes tienden a tener menos tiempo para ellos mismos.

El tercer factor corresponde al tamaño de la población, las sociedades más grandes tienden a tener ritmos más rápidos, que según sociólogos se relaciona con los dos factores anteriores, ya que las personas de las ciudades más pobres se mueven a los centros más ricos en busca de oportunidades.

El cuarto factor es el clima, las sociedades de lugares con climas más calurosos tienen ritmos de vida más lentos que las sociedades de lugares más fríos.

El quinto y último factor corresponde a los valores culturales, las sociedades más individualistas tienen ritmos de vida más rápidos que las sociedades que ponen el bien común por sobré el individual.

Fuente: Robert Levine. (A geography of time)

ORDEN Y BUEN USO DEL TIEMPO

Parece lógico que el orden y la organización de nuestro espacio físico estén íntimamente relacionados con el correcto uso de nuestro tiempo. Cuantas veces nos ha sucedido que debíamos entregar un reporte y no lo encontramos por ninguna parte, quizás escondido en varios lotes de papeles que vamos almacenando sobre nuestro escritorio por carecer de un sistema de organización y lo que es a veces peor, no eliminamos inmediatamente las cosas pequeñas que toman poco tiempo hacer, ya que hemos colapsado ante la falta de priorización.

Una vez leí en una revista, que un escritorio desordenado denota que la persona está pasando por un período de caos mental y si a esto, se suma a una oficina desordenada, es mucho más difícil para la persona lograr salir de esta situación particular, ya que su entorno contribuye a este caos.

Como una forma de solucionar el problema que sufren la mayoría de los trabajadores hoy en día y que hacen perder millones de dólares a sus empresas por falta de eficiencia, se puede utilizar un sistema de organización, tales como simples carpetas con priorización A-B-C o utilizar métodos más sofisticados como las "5 S" japonesas, que se valen de la clasificación (SEIRI), ordenamiento (SEITON), limpieza (SEISO), estandarización (SEIKETSU) y disciplina (SHITSUKE) para solucionar el eterno problema de que es lo que necesitamos y en que cantidad para efectuar de mejor forma nuestras labores.

Para ser más efectivos en la forma que nos administramos y así tener más tiempo, es de suma importancia un sistema de organización física, ya que gracias a el podemos ahorrar valiosos minutos en la búsqueda de documentos o elementos de trabajo.

Si desean saber más pueden buscar material en la página de facebook: "Éxito y Buen uso del tiempo"

EL SEGUNDO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Por fin, ya hemos llegado al segundo cuadrante y si usamos de buena manera, puede significar un cambio sustancial en nuestra manera de enfrentar situaciones y programar nuestro quehacer diario.

Primero que todo, este cuadrante (II) esta enfocado a generar visión y perspectiva, esta íntimamente relacionado con nuestro hemisferio derecho donde nace nuestra misión personal, es la base para vivir el liderazgo personal efectivo, es nuestra fuente de equilibrio personal, el lugar donde aprendemos a confiar en nosotros mismos. Gracias a todo esto, aprendemos a gestionar nuestras crisis, aprendemos a evitarlas, utilizando nuestro lado Proactivo.

Se genera una transición desde el sentimiento de falta de control a casi una totalidad de control, ponemos énfasis en las personas y las relaciones, no en las cosas o actividades. Para esto, debemos considerar el ser efectivo con las personas y eficientes con las cosas, es decir, a las personas no las podemos encasillar en una agenda con un tiempo determinado, debemos trabajar en crear valor en nuestras relaciones y por lo tanto, no podemos decirle a nuestra esposa que tenemos 10 minutos para estar con ella o decirle a nuestros colegas de trabajo que tenemos 5 minutos para atender sus necesidades, eso significaría un bloqueo inmediato en la comunicación.

Con el pasar del tiempo, se aprende a ganar tiempo de otros cuadrantes para centrarse en el II.  Al trabajar en el, se obtiene un sentimiento de control que no se compara con nada conocido, somos consientes de nuestra responsabilidad (habilidad para elegir la respuesta), eso nos hace ingresar al grupo de "LOS QUE MARCAN PRIORIDADES" ó "PROACTIVOS"

EL CUARTO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como quedamos de acuerdo anteriormente después revisaremos el segundo cuadrante de la administración del tiempo, así que ahora nos centraremos en el cuarto cuadrante, el cual, incluye todas aquellas cosas consideradas como triviales, algunas llamadas telefónicas, algunos correos electrónicos, en fin, situaciones que no aportan mucho a nuestra eficacia o eficiencia, en este cuadrante se incluyen las actividades agradables, el ocio, etc.

No es mal visto dedicar cierto tiempo a estas actividades, pero cuando nos centramos mucho en él, sufrimos las consecuencias y le damos el control de nuestras vidas a cosas externas, dejamos de lado las cosas importantes y muchas veces las urgentes para refugiarnos en lo agradable de no hacer nada. Son aquellos individuos que tienen el lema,"Si tienes algo que hacer mañana, déjalo para pasado mañana", yendo a casos extremos.

El resultado de esto, es una total irresponsabilidad ante la vida,  las personas recurren a este cuadrante para refugiarse después de pasar mucho tiempo en cosas urgentes, la idea principal es no hacer nada o si las hacemos, estas no tienen nada que ver con el camino de excelencia que nos gustaría seguir.

Una de las cosas a tener en cuenta, es que no se prohíbe trabajar este cuadrante de vez en cuando, pero tenemos que hacerlo de manera responsable, cuando no tengamos cosas pendientes o compromisos. Al aprender a trabajar en el cuadrante II, se generará mucho tiempo disponible y parte de este lo pueden dedicar a cosas del IV si así lo desean.

Como último mensaje, recordemos que las personas que logran el éxito, generalmente son expertos en triunfar sobre aquellas cosas que a la mayoría no les gusta hacer, como levantarse temprano, entregar los informes en la fecha prevista, dedicar tiempo al desarrollo personal, escuchar a los demás, descansar en vez de salir de fiesta, etc., es decir, tienen sus objetivos claros y lo que deben sacrificar para lograrlo.

Las personas que están inmersas en el cuadrante IV son considerados los "FLOJOS" para la cuarta generación (paradigma de eficacia), esos que no les gusta hacer nada por avanzar y culpan a los demás de su desdicha, pero no tienen la menor intención de levantarse de su silla, viven para descansar, jugar, pasarlo bien, sin tomar nada en serio, ni siquiera su propia vida, lamentablemente este ritmo no es sostenible en el tiempo.

Más adelante eso sí, revisaremos la quinta generación, donde el tiempo de ocio es considerado beneficioso para nuestro desarrollo y se trabaja en eliminar el sentimiento de culpabilidad cuando no hacemos nada.

EL TERCER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como podrán darse cuenta, nos hemos saltado el segundo cuadrante, así dejamos el análisis del segundo cuadrante para el final, mientras tanto nos preocuparemos del tercer cuadrante, que se enfoca en aquellas cosas que son urgentes pero que no son importantes. Muchas de ellas, están íntimamente relacionadas con la reputación, ya que corresponden a la solución de crisis de otras personas, su enfoque es en los plazos cortos, se piensa que la planificación y la prevención no valen la pena y existe un sentimiento se sentirse totalmente excluidos de control, que las cosas externas dominan la situación y se es un mero espectador de como pasa la vida propia. Ejemplos de esto, son aquellas situaciones cuando contestamos todos los llamados telefónicos inoportunos, aceptamos interrupciones mientras tratamos de ejecutar nuestras tareas, estamos dispuestos a asistir a cuanta reunión nos inviten (a pesar de que sabemos que estas no lleven a ningún lado), aceptamos el trabajo extra de otros, etc.

Todo lo que hemos comentado hasta el momento se podría evitar si supiéramos decir que "NO" sutilmente, pero lamentablemente no lo hacemos y recurrimos al lenguaje reactivo del "tengo", tengo que ir a la reunión, tengo que contestar la llamada, tengo que atender a este proveedor, tengo que ayudar con el informe, etc. Recuerden que siempre tendremos la opción de elegir nuestra respuesta y por lo tanto somos tan culpables como quienes nos empujan a realizar estas actividades.

Este cuadrante (III) se caracteriza por el personaje SUMISO, que se siente con las manos atadas, se siente sin las herramientas y a merced de lo que ocurre en su entorno, no tiene control sobre nada, esta situación puede llegar a generar mucho estrés, ya que el círculo de influencia es demasiado pequeño en comparación con el círculo de preocupación, denota en algunos casos baja autoestima por necesitar aprobación y validación externa continua. (muchos se aprovechan de estas personas, ya que se dan cuenta de su debilidad ante los requerimientos)

Un consejo, aprendamos a reconocer el valor que tienen para nuestras vidas las cosas importantes, aprender  a decir "NO" de vez en cuando, no significa que no tengamos capacidades, tampoco que seamos personas negativas, se debe procurar un enfoque en las cosas que realmente generan avance hacia la concreción de nuestros sueños y metas.

Te dejo planteada esta inquietud. ¿Actúas como SUMISO en tu hogar ó tu trabajo?