EFECTO HOJA DE SIERRA

Hola amigos, 

Hace bastante tiempo que no nos encontrábamos en este espacio. Hoy les voy a hablar brevemente acerca del efecto hoja de sierra que se genera cuando estás desarrollando una tarea y alguien te interrumpe, ya sea en persona, por wsp, por email, por teléfono, etc.

Existen muchas técnicas para aprovechar los tiempos muertos y desarrollar actividades sin interrupciones, pero te invito a revisar como está afectando tu sistema de "puertas abiertas" a tu gestión, ya que es una de las políticas que más problemas genera cuando es mal administrada.

Según estudios, las interrupciones pueden mermar hasta en un 60% tu rendimiento, afectando directamente a tu eficiencia y lo que sucede es algo más o menos así.

Teóricamente, cada vez que empiezas una tarea, necesitas un período de tiempo para concentrarte y tomar el ritmo, en el momento que recibes una interrupción tu rendimiento se va a cero, debiendo comenzar nuevamente.

Si tomáramos la situación real, lo que sucede es que comienzas a concentrarte en tu tarea, recibes la interrupción, debes tomar un tiempo para atenderla hasta comenzar de nuevo, partes concentrándote y retomando lo que habías dejado pendiente y recibes otra interrupción y de nuevo con lo mismo.

La situación ideal sin interrupciones sería la siguiente, empiezas a concentrarte en tu tarea, alcanzas el 100% de rendimiento, ejecutas y bajas el rendimiento de forma gradual hasta cero para comenzar con otra actividad.

Como podrás darte cuenta sería sencillo calcular tu rendimiento con las áreas bajo la curva, pero eso lo dejo para tu análisis.

Espero que esta información te sea de ayuda para ser consciente del impacto que las interrupciones están teniendo sobre tu productividad personal.

Nos vemos en la próxima. Que estés muy bien.

HERRAMIENTA DE CUARTA GENERACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Hola amigos, hoy quiero compartir con ustedes una herramienta basada en la cuarta generación de la administración del tiempo, así la tendrán de referencia para cuando decidan crear su propia estrategia de gestión de tiempo. Esta herramienta se presenta en el libro "Los siete hábitos de las personas altamente efectivas" de Stephen Covey.

La cuarta generación se basa en el liderazgo eficaz y la administración eficiente, por lo que su primer punto es definir nuestros ROLES, es decir, identificar de forma clara cuales son las áreas donde he decidido ser efectivo. Por ejemplo, rol de padre, colega, empresario, miembro de la comunidad, etc. 

En segundo lugar debes establecer dos o tres metas semanales que te ayudarán en la gestión de cada rol, recuerda clasificar y priorizar tus tareas antes de hacerlo.

En tercer lugar debes adaptar las metas en una programación semanal y definir que meta sería la prioridad de ejecución de rol. Es decir, cual de las dos o tres metas antes establecidas será la que generará el mayor impacto a tu gestión personal. (En caso que tengas que decidir en el camino dejar alguna afuera y reprogramar)

El cuarto lugar consiste en llevar a cabo una revisión diaria del programa, para estar atento a cualquier cambio que pudiera interferir en el cumplimiento de tus metas, de esta forma puedes decidir tomar acciones preventivas para el cumplimiento, o bien dejar para otra oportunidad.

En último lugar, debes verificar que tu programa sea coherente, es decir que exista armonía entre visión, misión, roles y metas. Equilibrado, que te ayude a identificar aquello que es importante en tu vida ya sea salud, familia, desarrollo personal, etc. Centrado en las cosas importantes (cuadrante II), incluir actividades que te dejen una sensación de ir avanzando, disminuyendo las urgencias. Tener una dimensión humana, es decir considerar ser eficiente con las cosas y eficaz con las personas. Ser flexible, la idea es que no seas esclavo de tu programa, recuerda que es una herramienta a tu servicio. Finalmente, debe ser portátil, para que puedas revisarlo en cualquier lugar y a cualquier hora del día, gracias a las nuevas tecnologías podrás lograrlo.

Esto será de mucha ayuda para tu gestión, más adelante revisaremos las ventajas de las herramientas de quinta generación. 

Nos vemos en la próxima entrada, pueden compartir si les gustó. Si tienen consultas o quieren aprender más, no duden en contactarme.  Que estén muy bien... :-)

TÉCNICA TIMEBOX

Esta técnica es similar a la Pomodoro, pero no esta limitada a intervalos definidos, se deriva de la industria del desarrollo de software en los 90's, es una forma muy sencilla de aprovechar los tiempos muertos que aparecen en tu agenda, es muy fácil de entender y aplicar.

Primero que todo, debes mantener una lista de tareas pendientes que no sean urgentes, estamos hablando de cosas importantes del cuadrante II, también pueden ser tareas de cuadrante III si lo deseas. La idea es que sea larga, de duración incierta y no prioritaria.

En segundo lugar, debes identificar los tiempos muertos o disponibles que tienes en tu agenda diaria, para elegir una tarea desde tu lista de pendientes TimeBox. 

En tercer lugar, debes poner tu reloj con alarma en el tiempo definido o disponible para trabajar, en este periodo no habrá descanso hasta finalizar, ya sea que se termine la tarea o que se acabe el tiempo.

Cuando suene la alarma, si no pudiste terminar, aparta hasta un nuevo tiempo muerto o bien, si pudiste terminar, elimina la tarea desde tu TimeBox de pendientes.

Para que el método funcione aún mejor, te recomiendo que utilices algún medio para priorizar, así puedes elegir de mejor forma a la hora de tener un espacio en tu agenda. 

Recuerda que para tareas de cuadrante III, lo ideal es delegar.

Espero que sea de utilidad, si tienes preguntas al respecto, no dudes en contactarme a mi correo personal.

Nos vemos hasta una nueva entrada.

COMO HACER MÁS EN MENOS TIEMPO...

En julio del año pasado subí esta nota, donde se mostraba una forma de engañar tu mente para ser más efectivo. Yo la he puesto en práctica y he logrado aumentar mi productividad en un 300%.

Nuestro cerebro es una pieza única de ingeniería divina y cuando debemos cumplir con nuestras labores, este tiende a ocupar todo el tiempo disponible para hacerlo. Pongamos un ejemplo.

"Imagina que tienes tres tareas importantes que cumplir en una jornada normal de 8 horas, tu cerebro va a tender a utilizar todas esas horas para cumplir esas tres tareas rellenando inconscientemente con muchas otras actividades, tales como: revisiones constantes de tu teléfono, revisiones de facebook, conversaciones con colegas, revisión de otros documentos, tomar café, tomar café y tomar café, en fin, un sinnúmero de otras actividades menos importantes. Puede ocurrir que al final del día tendrás la sensación que podrías haber hecho mucho más, sobre todo si solo alcanzaste a hacer solo una o dos tareas de las tres."

El truco está ahora en lograr convencer a tu cerebro que solo tienes 4 horas de las 8 para completar las tres tareas importantes, para ello debes planificar muy bien lo que necesitas hacer para cumplirlas y poner un plazo que no sobrepase la mitad de tu jornada, inicias a primera hora de la mañana, procura no tener interrupciones, recuerda que esas tres tareas corresponden al 20% que te genera el 80% de resultados, así que si las logras, tendrás toda la tarde para dedicarla a otras actividades como avanzar en proyectos atrasados, manejar imprevistos, etc. (Si alguien necesita hablar contigo, le puedes decir que en la tarde lo podrás atender)

Al principio es complejo, pero si logras cambiar tus hábitos (revisaremos esto en otra entrada) y domar a tu subconsciente, te aseguro que tu vida tendrá un cambio radical, te sentirás en control y capaz de hacer cualquier cosa y si por algún motivo no alcanzaste a terminar en la mañana, tienes toda la tarde para hacerlo, pero trata de que no se vuelva una costumbre.

Espero que estén muy bien, nos vemos en la próxima entrada...

KANBAN BOARD

Si actualmente tienes problemas para cumplir con tu agenda virtual o recordar que tareas tienes pendientes, te recomiendo usar esta herramienta llamada "Kanban Board", que te ayudará a visualizar de forma más clara aquellas cosas que están en tu lista de espera, las que están en ejecución y las que están terminadas, este es un medio complementario para el 20% de tus tareas que generan el 80% de tus resultados. (Pareto)

Es facilísimo, tomas una pizarra blanca y colocas tres líneas separadoras verticales con cinta adhesiva de color negro, luego le das nombra a cada una de las columnas; la primera de la izquierda <<Por hacer>>, la del medio <<En ejecución>> y la columna de la derecha <<Ejecutado>>.

Muchas personas tienen problemas para trabajar con la tecnología (celulares, laptos y tablets) ya que son un medio de trabajo convergente y ellos poseen pensamiento divergente y por lo tanto es difícil usarlos para tener una amplia perspectiva de planificación. Fue súper utilizada por los equipos de trabajo en la industria de desarrollo de software en los noventa y se ha ido adaptando a las necesidades generales de la industria de hoy. Con "Kanban Board" es fácil visualizar lo que está sucediendo, ya que por la mañana al llegar a tu oficina, basta solo agregar o cambiar de lugar los post-it y dar un vistazo para saber como será tu día, además los viernes, podrás hacer un recuento semanal o dejar proyectos listos en el cuadro <<Por hacer>> para tomar el lunes siguiente en la mañana.

Cada color de post-it puede significar un tema o prioridad determinada, sólo con un marcador puedes agregar información de importancia; como nombre de la tarea, recursos necesarios, fecha límite, etc. Además puedes ir agregando información a medida que los vayas cambiando de posición.

Otro punto importante es el campo <<Ejecutado o Realizado>> que te servirá como "recompensa psicológica" para que seas consciente de la cantidad de trabajo que has sido capaz de procesar, eso sí, cada cierto tiempo debes depurar ya que te sorprenderás la cantidad de cosas que eres capaz de hacer cuando cuentas con un medio de planificación de este tipo.

Excelente para compartir ideas con tu equipo de trabajo, sirviendo como panel de información para todos los integrantes. (Te puede ahorrar muchos email y explicaciones de pasillo)

En una de las imágenes aparece el que tengo en mi oficina, para que tengan una idea de como aprovechar la pizarra.

Que estén muy bien. :-)

TÉCNICA POMODORO

Para aquellas personas que son monocrónicas y que les viene mejor trabajar en una cosa a la vez, esta técnica les puede favorecer para centrar sus esfuerzos en aquellas tareas que necesitan de suma concentración y así evitar la procrastinación.

Fue desarrollada en 1980 por un señor llamado Francesco Cirillo y básicamente consiste en escribir en un papel todas las tareas pendientes que tengas para hacer en un día normal, consigue un reloj temporizador de cocina, elige una tarea, ajusta el reloj en 25 minutos y ponte a trabajar hasta que sueñe el timbre, luego descansa por 5 minutos,  vuelves a ajustar el temporizador en 25 minutos hasta que suene y descansas. Repite esto cuatro veces y el último descanso lo haces de 15 a 20 minutos, toma el papel con el listado de tareas y eliminas la que terminaste recién.

Si tienes tareas que duren menos de cuatro pomodoros, puedes unir con otras.

Si eres policrónico de seguro encontrarás una pérdida de tiempo trabajar en solo una cosa a la vez y no verás ninguna ventaja en esta técnica, pero recuerda que todos somos diferentes y por lo tanto, lo es también nuestra percepción del tiempo.

PREOCUPADO DE LAS HORMIGAS Y LOS ELEFANTES ESCAPAN POR LA PUERTA PRINCIPAL

Muchas personas actualmente y desde hace mucho tiempo, se preocupan demasiado de cosas que no son importantes para su vida, dejan de lado todo aquello que les puede significar una diferencia tremenda en el modo de hacer sus actividades. 

Estoy seguro que la mayoría de ustedes ha visto o leído la historia de la vasija con las piedras, donde se le pide a alguien que utilice piedras de diferentes tamaños para llenar una vasija, existen piedras grandes, medianas y pequeñitas, al principio la persona trata de colocar las pequeñas y medianas primero, pero no tiene espacio para las grandes, en la vida real ocurre lo mismo, si ponemos las cosas pequeñas primero, no tendremos tiempo para trabajar en las cosas grandes o importantes, damos espacio a las pequeñas crisis y terminamos nuestros días sin comprender por que tenemos la sensación de hacer mucho y avanzar poco. Para ser realmente efectivo con el uso de nuestro tiempo, debemos hacernos cargo de lo importante, darnos el tiempo para la preparación, cultivar relaciones, etc., en resumidas cuentas efectuar una evaluación de nuestras cuatro dimensiones para saber cual de ellas esta fallando, la dimensión física, la dimensión espiritual, la dimensión mental y la dimensión social/emocional, si estamos en armonía y nos encargamos de lo importante, podremos prevenir crisis y pasar a la segunda etapa de trabajar sobre la eficiencia, recuerden que el liderazgo se relaciona con la efectividad y la administración con la eficiencia.

Ahora respecto al titulo de esta entrada, tiene que ver exactamente con lo de las piedras, supongo que están acostumbrados a escuchar a muchas personas que se quejan todo el tiempo de cosas pequeñas o las hormigas, se centran en pequeños gastos, pequeñas pérdidas de tiempo, en fin, en los detalles, sin tener resueltas aún las cosas grandes, que corresponden al cambio significativo del que les hablaba anteriormente, es decir no se dan cuenta que los elefantes se les escapan por la puerta del frente por estar preocupadas de las hormigas, creo que ustedes sabrán reconocer muchos ejemplos en la vida familiar y empresarial.

Tengamos claro que no es malo centrarnos en las cosas pequeñas, pero para ser efectivo y eficientes, debemos resolver primero los asuntos importantes de nuestra vida, así podremos terminar el día con la sensación de misión cumplida. Una forma para iniciar este proceso, es que todos los días iniciando su jornada, revise todas las tareas que deba efectuar, de ellas, identifique las tres o cuatro más importantes que lo dejarían satisfecho al final del día y comience por ejecutarlas, todo lo demás también se puede hacer, pero centre sus esfuerzos en las elegidas, al terminar el día se dará cuenta la ganancia obtenida. Ahora, esto también lo puede hacer finalizando el día, donde puede evaluar lo ocurrido y elegir inmediatamente las tareas importantes del día siguiente, así podrá tener un bosquejo del plan a seguir para alcanzar estos objetivos diarios. (Para evaluar solo bastan algunos minutos, no es necesario pasar horas y horas haciéndolo. En mi caso particular, utilizo 10 minutos diarios para evaluar y planificar al terminar la jornada y 10 minutos el día siguiente para ordenar ideas y comenzar a trabajar)

EL PROBLEMA ES LA INFORMACIÓN

Se han puesto a meditar acerca de la cantidad de información que reciben a diario. La tecnología (internet, medios de comunicación, aparatos electrónicos, etc.) nos han convertido en verdaderos esclavos de la información.

"Quien habría pensado hace 10 años, que íbamos a tener pánico de olvidar el teléfono móvil, por el hecho de que se genere una llamada pérdida ó por la incapacidad de responder un mail ó mensaje a tiempo"

"Actualmente, un ejecutivo promedio de cualquier empresa, en un solo día, recibe toda la información que hace 100 años una persona recibía en toda su vida"

El gran problema, es que hacer con toda esa información...

¿Cómo la administramos, cómo la gestionamos?

Ese, es el verdadero desafío al que nos enfrentamos...

REUNIONES EFECTIVAS

Una forma de aprovechar mejor el tiempo en el trabajo, es a través de la generación de reuniones efectivas.

Para ello, debes definir primero si es necesario citar a una reunión o no, luego, determinar el propósito y cuales son los aspectos importantes a discutir, después debes preparar una agenda y enviarla a los asistentes para que puedan dar su opinión al respecto. Una vez en la reunión, recuerda comenzar a tiempo por respeto a los asistentes puntuales, revisa cada unos de los aspectos de la agenda dentro del tiempo estimado, una vez finalizada la reunión, haz un resumen con los acuerdos, responsables y plazos para enviarlo a los asistentes, será de mucha utilidad la próxima vez.

Algunas estadísticas respecto a reuniones; el promedio de reuniones a las que asiste un profesional ó administrativo de cualquier empresa es de 62 al mes, de estas, la mitad es considerada una pérdida de tiempo, es decir, mensualmente pasamos 31 horas en reuniones que no nos llevan a ninguna parte. (como es promedio, puede que tu pases muchas más horas perdiendo tu tiempo)

Del asistente tipo podemos decir:

91% se distraen durante la reunión.

96% se pierden alguna reunión consciente o inconscientemente.

39% se duermen.

45% están agobiados por la cantidad de reuniones a las que deben asistir.

73% hacen otras cosas durante las reuniones. (Facebook, Twitter, Mail, etc)

47% se quejan de que las reuniones son la principal pérdida del trabajo.

LA REGLA DE LOS CINCO MINUTOS

Este es un buen método para iniciarse en Time Management, exactamente 300 segundo que pueden cambiar tu vida. 

Este método trata sobre hacer inmediatamente todo lo que según tu evaluación te tome cinco minutos o menos en su ejecución, como hacer algunos llamados telefónicos, enviar o leer algunos email, buscar archivos en tu pc, buscar algo en tu casa u oficina, buscar información en internet,  etc.

Lo que trata de lograr, es eliminar esas pequeñas cosas de nuestra vida que podrían convertirse en una molestia o urgencia más adelante. De esta manera, puedes tomar el control sobre situaciones, disminuyendo tu bandeja de entrada, manteniendo el contacto con otras personas, organizando tus archivos para hacer las búsquedas cada vez más rápido, etc.

Al principio es complicado ya que cuesta determinar bien los tiempos de cada tarea, pero con práctica aprenderás a ser muy hábil en todo aspecto y responder con rapidez cuando sea necesario.

Te reto a que lo practiques por 30 días y verás el tremendo beneficio que generará sobre tu planificación habitual.

Más adelante se publicarán otras entradas que te puedan ayudar en el desarrollo de tu propio modelo de uso de gestión de tiempo.