EL PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Anteriormente habíamos revisado los cuatro cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo y ahora comenzaremos con la revisión detallada de cada uno de ellos. El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, aquellas que requieren de nuestra acción inmediata, entre los ejemplos que podemos citar, están: Informes de última hora, solución de algunos problemas en el hogar, llamadas y encargos de última hora de nuestro jefe, lo que generalmente llamamos "apagar incendios".

Como pueden observar, una de las particularidades de este cuadrante, está en la concentración de plazos muy cortos, genera estrés para quienes se ven inmersos en él, un patrón que se repite en aquellos que administran desde este cuadrante, es que se encuentran en un continuo estado de emergencia, al igual que un bombero, convirtiéndolas en personas expertas en administración de crisis. 

Siempre encontraremos con situaciones de este tipo en nuestra vida, pero se presenta el problema de que si vivimos siempre en situaciones de estrés, podemos terminar colapsando mentalmente o físicamente, recuerden que no somos superhéroes, pero si podríamos convertirnos en mártires empresariales.

Para una persona que vive en este cuadrante, se hace muy difícil planificar y pensar en las cosas importantes de su vida, esta demasiado ocupado en otros temas, la prevención y la planificación pasan a segundo plano, no existe tiempo para definir sus roles, metas y objetivos, no tiene tiempo para sus relaciones, sus hijos o su esposa, el chequeo médico puede hacerse la próxima semana, no queda espacio para educarse, en fin, ninguna actividad que genere capacidad de producción (CP) a futuro es considerada, llegando incluso a quedar completamente solos en casos extremos.

Una cosa que se debe tener en cuenta. "Todo aquello que es muy importante para nuestras vidas y que no revisamos hoy con tiempo, tengan por seguro que mañana será una urgencia del primer cuadrante"

Pongamos este ejemplo:

"Me solicitan que desarrolle el informe para un nuevo producto en mi empresa, tengo tres meses antes de la entrega y presentación, como es bastante, no me preocupo del tema, sé que debo investigar algunas cosas antes de redactar el informe, así que lo dejo para unos días más y me enfoco en lo más urgente. 

Pasan unas semanas y nuevamente recuerdo que tengo que entregar el informe, como soy muy seguro de mis capacidades, espero unos días más. 

Pasan los días y finalmente estoy a una semana de la entrega, así que procedo a investigar del tema, sé que puedo terminarlo en la fecha estipulada, ya que tengo esta costumbre desde la universidad, dejar las cosas hasta última hora. 

El problema se presenta cuando comienzo mi investigación, debo entrevistarme con algunas personas y tengo muchos problemas para coordinar mi agenda con la de ellos, finalmente logro reunir todo lo que necesito dos días antes de la entrega del informe, ahora debo trabajar dos noches seguidas para poder cumplir y presentar en la fecha prevista.

Por fin llegó el gran día, pude terminar una hora antes de la presentación, soy un genio!!!!

Lamentablemente ocurrió un problema, durante la reunión de presentación, me preguntaron algunas cosas que tuve que dejar fuera, por el poco tiempo que tenía, mi jefe se molestó bastante, así que tengo hasta mañana por la mañana para entregar lo que falta. Me siento fatal, estoy muy cansado, pero no tengo otra opción, tendré que trabajar hasta tarde nuevamente."

Como pueden ver en el ejemplo, la persona no optó por aprovechar el tiempo que tenía y postergo hasta que algo muy importante para su credibilidad como profesional se volvió una urgencia del primer cuadrante, su reputación fue dañada y finalizó muy cansado, pudiendo afectar en su desempeño de la semana completa.

Así como este, existen innumerables casos en los diferentes roles que desempeñamos, los invito a observar durante esta semana, que cosas importante estamos dejando de lado, que podrían convertirse en una urgencia. Además podrían efectuar una evaluación personal, para determinar si actualmente están actuando como bomberos en sus obligaciones cotidianas.

LA REGLA DE LOS CINCO MINUTOS

Este es un buen método para iniciarse en Time Management, exactamente 300 segundo que pueden cambiar tu vida. 

Este método trata sobre hacer inmediatamente todo lo que según tu evaluación te tome cinco minutos o menos en su ejecución, como hacer algunos llamados telefónicos, enviar o leer algunos email, buscar archivos en tu pc, buscar algo en tu casa u oficina, buscar información en internet,  etc.

Lo que trata de lograr, es eliminar esas pequeñas cosas de nuestra vida que podrían convertirse en una molestia o urgencia más adelante. De esta manera, puedes tomar el control sobre situaciones, disminuyendo tu bandeja de entrada, manteniendo el contacto con otras personas, organizando tus archivos para hacer las búsquedas cada vez más rápido, etc.

Al principio es complicado ya que cuesta determinar bien los tiempos de cada tarea, pero con práctica aprenderás a ser muy hábil en todo aspecto y responder con rapidez cuando sea necesario.

Te reto a que lo practiques por 30 días y verás el tremendo beneficio que generará sobre tu planificación habitual.

Más adelante se publicarán otras entradas que te puedan ayudar en el desarrollo de tu propio modelo de uso de gestión de tiempo.

CRONOBIOLOGÍA

Sinceramente no soy un experto del tema, pero he podido observar como como esta área de la ciencia puede explicar ciertos fenómenos que se relacionan con la forma de manejar nuestro tiempo.

La cronobiología es una ciencia, muy nueva por cierto, que se preocupa del estudio de como se producen los ritmos biológicos y su relación con la biología y la medicina. Para explicar esto, tenemos la evidencia de que en nuestro cerebro existe un grupo de neuronas llamadas Núcleo Supraquiasmático (NSQ), que se encarga de regular los ritmos circadianos (24 Hrs) mediante estimulación de la secreción de melatonina por la glándula pineal.

Esto es un punto de partida muy importante ya que llegamos a la conclusión de que nuestro propio cuerpo es un reloj en sí, de esta forma podemos reconocer ciertos patrones que nos impiden rendir de mejor manera respecto al cumplimiento de nuestras tareas, además explica ciertos fenómenos que aparentemente no tenían relación, como la estadística de accidentes de trabajo, estadísticas de catástrofes, estadísticas de ataques cardiacos, etc.

Como funciona de forma básica, el ciclo día-noche, a través de nuestra vista (ojos) genera la sincronización del NSQ el cuál toma como referencia el ritmo circadiano (24 Hrs), el cuál termina por regular los procesos internos de nuestro organismo. Así en ciertas horas y gracias a la secreción de melatonina (aprox. 21:30 hrs) comienza nuestra fase de sueño o de reposo.

Esto explica además ciertos fenómenos modernos de como se han ido modificando los ritmos circadianos en las ciudades de mayor luminosidad, convirtiendo a ciertas personas en buhós que funcionan de mejor forma de noche y alondras que lo hacen de mejor forma en la mañana. Así, el tiempo social afecta a los buhós y los hace sentir los efectos del jet-lag en la semana, ya que deben cumplir horarios de trabajo que inician muy temprano en la mañana y su organismo esta sincronizado para iniciar su funcionamiento cerca del mediodía, el fin de semana se usa para regular nuevamente y comenzar el lunes. (Es como si viajaran todos los días a trabajar a otra ciudad, con zona horaria distinta y usaran el fin de semana para volver a la suya para descansar)

Existen muchos estudios acerca del tema, los cuales iremos revisando de aquí en adelante, espero que todo esto nos sirva para descubrir nuestra relación con el tiempo, pudiendo mejorar en el logro de nuestras tareas.

Aquí les dejo una imagen que encontré en la web que explica de mejor manera como se desarrolla el ritmo en el transcurso del día.

Si saben más del tema, agradecería su colaboración :-)

Que estén muy bien...

LA CUARTA GENERACIÓN Y LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como les conté anteriormente existen varias generaciones de la administración del tiempo, por ahora, antes de iniciar con lo nuevo, les mostrare la base sobre la cual trabaja la cuarta generación. Esta utiliza como herramienta principal la matriz de la administración del tiempo, la que pasó a  detallar a continuación.

La matriz es muy simple, partimos de la premisa que existen cosas que pueden ser de menos urgentes a muy urgentes, además de menos importantes a muy importantes, con esto surgen los cuadrantes.

El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, por lo que requieren de nuestra acción inmediata, tales como, informes de última hora, solucionar un problema en el hogar, llamadas de nuestro jefe, concentración en plazos muy cortos, los otros ejemplos se los dejo a su imaginación.

El segundo cuadrante (II) es de las cosas que no son muy urgentes, pero si son muy importantes, por lo general, como tenemos tiempo las dejamos de lado, pero el problema es que estas cosas se pasan al cuadrante I si no las hacemos. Por ejemplo, usted debe entregar un informe a la junta directiva dentro de dos meses, se puede dar cuenta que tiene tiempo suficiente para recopilar información e interiorizarse del problema tranquilamente, lo malo, es que como tiene bastante tiempo lo deja de lado para dar solución a cosas más inmediatas olvidando por completo el informe. ¿Qué sucede el último día antes de la entrega?

El tercer cuadrante (III) es de las cosas muy urgentes, pero no muy importantes, no suman mucho a nuestra gestión personal, generalmente se concentran en plazos cortos pero aportan soluciones para otras personas. Algunas llamadas telefónicas, interrupciones en la oficina, algunos correos electrónicos, reuniones mal dirigidas que generan pérdidas de tiempo, etc.

El cuarto cuadrante (IV) es de las cosas que nos son urgentes y tampoco son importantes, puro descanso y nada más, por ejemplo ver televisión, jugar playstation todo el día, dormir siesta, no hacer nada, puras trivialidades, eso sí, podrán estar de acuerdo conmigo que no es malo hacerlo, pero los excesos no son muy buenos, así que la idea es tratar de dosificar un poco y complementar con otras actividades.

Si observan bien, el cuarto cuadrante corresponde a aquellas cosas que se consideran como desperdicio de tiempo para nuestra sociedad,  pero que ahora nosotros las consideraremos como "tiempo de oro", el cual, si es bien administrado puede traer grandes beneficios a tu vida.


Espero que tengan todo esto en cuenta a partir de ahora, en las próximas entradas iremos revisando más cosas interesantes. :-)

MODELO DE BUEN USO DE TIEMPO DE QUINTA GENERACIÓN

No sé si es muy aventurado proclamar un modelo de buen uso del tiempo de quinta generación, pero quisiera compartir con ustedes las otras cuatro y así podrán juzgar. 

La primera generación de la administración del tiempo se enfocaba en listas de tareas o check-list, el problema era, que al tener todo en un mismo listado era difícil determinar que tareas se realizaban en primer lugar dado que existían muchas prioritarias y se debía elegir entre ellas. (sobre todo cuando se tenían muchas A1 ó A2, muchas B1 ó B2, muchas C1 ó C2, etc...)

Luego vino la segunda generación, la cual se refugió en la agenda personal como un intento de mirar al futuro, era muy eficiente, pero solo para aquellos que eran muy ordenados y metódicos, además tenía el problema de la falta de prioridades que quedaban a criterio del usuario. 

La tercera generación estaba marcada por una fusión entre la calendarización de actividades de las agendas y las listas de tareas, se establecían metas a mediano y corto plazo según las prioridades del momento, el gran problema de esta aún utilizada herramienta, es que no discrimina entre aquellas cosas que son urgentes e importantes y las personas que las utilizan, incluso hasta hoy en día, terminan siendo sus esclavos, no fomentan sus relaciones y al ser carente de propósito, se siente un vacío en el estomago al final del día, ya que se pierde el sentimiento de control.

La cuarta generación es una de las maneras más efectivas de enfrentar el problema del tiempo, centrado en las cosas importantes, en las relaciones y en la matriz de la administración del tiempo, a mí en lo personal, me ha servido mucho para mejorar en varios aspectos y aún la sigo recomendando, pero tiene un solo pequeñito defecto, considera cualquier tiempo ocioso, como desperdicio de tiempo y tampoco considera la percepción del tiempo como la base de nuestras decisiones, que influyen en la ejecución de nuestras tareas y afectan nuestra relación con los demás. Pero no se preocupen, porque ese era el concepto de moda en los años 80 y 90, el que ha ido evolucionando con el pasar de los años gracias a nuevas teorías.

Ahora nos quedamos con el planteamiento de quinta generación que es una fusión de todas las generaciones anteriores, pero parte con el reconocimiento de nuestra percepción acerca del tiempo como la base para comprender nuestras deficiencias. Si no somos capaces de reconocer nuestra relación con el tiempo, jamás llegaremos a lograr resultados extraordinarios respecto del mismo, pensemos que todos somos diferentes y que aquello bueno para mí, puede que a mi vecino no le parezca así. Este nuevo planteamiento, utiliza lo mejor de la cuarta generación, pero sabe que cada persona es distinta y por lo tanto, primero debe reconocer su paradigma de tiempo desde muchos puntos de vista, ya sea por cronobiología, psicología, neurociencia o aspectos culturales, para que seamos capaces de conocer nuestra percepción o mapa de tiempo. Además el tiempo sin hacer nada o tiempo ocioso,  no lo consideraremos como desperdicio, sino como oportunidades de tiempo.

Espero que esta nueva concepción que planteo les pueda ayudar a mejorar de aquí en adelante, se que existen muchas personas que tienen grandes conocimientos del tema y espero que nos puedan ayudar de igual manera, si conocen a alguien, pídanle que les ayude de igual forma.

Mi intención es crear un gran movimiento mundial de enseñanza acerca de nuestra relación con el tiempo, ya que es nuestro bien más precioso, con el puedes lograr todo lo que te propongas, no hace falta dinero si tienes tiempo. :-)

BUEN USO DEL TIEMPO

Hola amigos, quisiera presentar a ustedes este nuevo blog que se enfocará en interpretar como es nuestra relación con el tiempo y la forma en que desarrollamos nuestras actividades. Es de mi interés personal compartir con ustedes tres años de estudios sobre este tema, donde revisaremos desde nuestra percepción del tiempo, tanto psicológica, biológica y social, pasando por descubrir nuestra misión o propósito en la vida, hasta el aprendizaje de técnicas que buscan usar con mayor eficiencia el reloj.

Una de las cosas muy importantes a tener en cuenta, es que el buen uso de este importante recurso es de por sí un tema complejo al principio, pero simple al final, ya que no se enfoca solamente en lograr hacer más cosas en menos tiempo, tiene que ver con la forma en que administramos nuestras vidas.

En los próximos días encontrarán bastante información al respecto, donde agradezco desde ya su colaboración para conocer vuestro punto de vista acerca del tema, haciendo llegar  sus consultas según la etapa en que se encuentren. La idea es que ustedes aprendan y yo también tenga la oportunidad de aprender se sus tantas experiencias. 

Los quiero dejar con este pensamiento de San Agutín de Hipona, aunque un poco complejo, resume el pensar de muchas personas.

“¿Qué es, pues, el tiempo? Si nadie me lo pregunta, lo sé; pero si quiero explicárselo al que me lo pregunta, no lo sé. Lo que sí digo sin vacilación es que sé que si nada pasase no habría tiempo pasado; y si nada sucediese, no habría tiempo futuro; y si nada existiese, no habría tiempo presente. Pero aquellos dos tiempos, pretérito y futuro,

¿Cómo pueden ser, si el pretérito ya no es y el futuro todavía no es? Y en cuanto al presente, si fuese siempre presente y no pasase a ser pretérito, ya no sería tiempo, sino eternidad. Si, pues, el presente, para ser tiempo es necesario que pase a ser pretérito, ¿cómo deciros que existe éste, cuya causa o razón de ser está en dejar de ser, de tal modo que no podemos decir con verdad que existe el tiempo sino en cuanto tiende a no ser?”.

San Agustín de Hipona. Cfr. Confesiones. Xl, 14, 17.-



Que tengan un gran día.