RITMO DE VIDA

Se han puesto a pensar cuales son los factores que determinan el "ritmo de vida" en nuestra sociedad actual.

El primer factor determinante es el bienestar económico, las sociedades con una mejor economía, tienen una tendencia a un ritmo de vida mucho más rápido que las sociedades con economías más bajas.

El segundo factor determinante es el grado de industrialización que esta íntimamente ligada a la primera, las sociedades con una grado mayor tienen la tendencia a poseer una economía más rica y por lo tanto un ritmo más rápido. Es correcto indicar que la revolución industrial dio inicio igualmente a una revolución del uso del tiempo, ya que hasta esa época nunca se había cuestionado la eficiencia del trabajo. Por otro lado, es una ironía el pensar que mientras más industrializada sea la sociedad, sus habitantes tienden a tener menos tiempo para ellos mismos.

El tercer factor corresponde al tamaño de la población, las sociedades más grandes tienden a tener ritmos más rápidos, que según sociólogos se relaciona con los dos factores anteriores, ya que las personas de las ciudades más pobres se mueven a los centros más ricos en busca de oportunidades.

El cuarto factor es el clima, las sociedades de lugares con climas más calurosos tienen ritmos de vida más lentos que las sociedades de lugares más fríos.

El quinto y último factor corresponde a los valores culturales, las sociedades más individualistas tienen ritmos de vida más rápidos que las sociedades que ponen el bien común por sobré el individual.

Fuente: Robert Levine. (A geography of time)

ORDEN Y BUEN USO DEL TIEMPO

Parece lógico que el orden y la organización de nuestro espacio físico estén íntimamente relacionados con el correcto uso de nuestro tiempo. Cuantas veces nos ha sucedido que debíamos entregar un reporte y no lo encontramos por ninguna parte, quizás escondido en varios lotes de papeles que vamos almacenando sobre nuestro escritorio por carecer de un sistema de organización y lo que es a veces peor, no eliminamos inmediatamente las cosas pequeñas que toman poco tiempo hacer, ya que hemos colapsado ante la falta de priorización.

Una vez leí en una revista, que un escritorio desordenado denota que la persona está pasando por un período de caos mental y si a esto, se suma a una oficina desordenada, es mucho más difícil para la persona lograr salir de esta situación particular, ya que su entorno contribuye a este caos.

Como una forma de solucionar el problema que sufren la mayoría de los trabajadores hoy en día y que hacen perder millones de dólares a sus empresas por falta de eficiencia, se puede utilizar un sistema de organización, tales como simples carpetas con priorización A-B-C o utilizar métodos más sofisticados como las "5 S" japonesas, que se valen de la clasificación (SEIRI), ordenamiento (SEITON), limpieza (SEISO), estandarización (SEIKETSU) y disciplina (SHITSUKE) para solucionar el eterno problema de que es lo que necesitamos y en que cantidad para efectuar de mejor forma nuestras labores.

Para ser más efectivos en la forma que nos administramos y así tener más tiempo, es de suma importancia un sistema de organización física, ya que gracias a el podemos ahorrar valiosos minutos en la búsqueda de documentos o elementos de trabajo.

Si desean saber más pueden buscar material en la página de facebook: "Éxito y Buen uso del tiempo"

EL SEGUNDO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Por fin, ya hemos llegado al segundo cuadrante y si usamos de buena manera, puede significar un cambio sustancial en nuestra manera de enfrentar situaciones y programar nuestro quehacer diario.

Primero que todo, este cuadrante (II) esta enfocado a generar visión y perspectiva, esta íntimamente relacionado con nuestro hemisferio derecho donde nace nuestra misión personal, es la base para vivir el liderazgo personal efectivo, es nuestra fuente de equilibrio personal, el lugar donde aprendemos a confiar en nosotros mismos. Gracias a todo esto, aprendemos a gestionar nuestras crisis, aprendemos a evitarlas, utilizando nuestro lado Proactivo.

Se genera una transición desde el sentimiento de falta de control a casi una totalidad de control, ponemos énfasis en las personas y las relaciones, no en las cosas o actividades. Para esto, debemos considerar el ser efectivo con las personas y eficientes con las cosas, es decir, a las personas no las podemos encasillar en una agenda con un tiempo determinado, debemos trabajar en crear valor en nuestras relaciones y por lo tanto, no podemos decirle a nuestra esposa que tenemos 10 minutos para estar con ella o decirle a nuestros colegas de trabajo que tenemos 5 minutos para atender sus necesidades, eso significaría un bloqueo inmediato en la comunicación.

Con el pasar del tiempo, se aprende a ganar tiempo de otros cuadrantes para centrarse en el II.  Al trabajar en el, se obtiene un sentimiento de control que no se compara con nada conocido, somos consientes de nuestra responsabilidad (habilidad para elegir la respuesta), eso nos hace ingresar al grupo de "LOS QUE MARCAN PRIORIDADES" ó "PROACTIVOS"

EL CUARTO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como quedamos de acuerdo anteriormente después revisaremos el segundo cuadrante de la administración del tiempo, así que ahora nos centraremos en el cuarto cuadrante, el cual, incluye todas aquellas cosas consideradas como triviales, algunas llamadas telefónicas, algunos correos electrónicos, en fin, situaciones que no aportan mucho a nuestra eficacia o eficiencia, en este cuadrante se incluyen las actividades agradables, el ocio, etc.

No es mal visto dedicar cierto tiempo a estas actividades, pero cuando nos centramos mucho en él, sufrimos las consecuencias y le damos el control de nuestras vidas a cosas externas, dejamos de lado las cosas importantes y muchas veces las urgentes para refugiarnos en lo agradable de no hacer nada. Son aquellos individuos que tienen el lema,"Si tienes algo que hacer mañana, déjalo para pasado mañana", yendo a casos extremos.

El resultado de esto, es una total irresponsabilidad ante la vida,  las personas recurren a este cuadrante para refugiarse después de pasar mucho tiempo en cosas urgentes, la idea principal es no hacer nada o si las hacemos, estas no tienen nada que ver con el camino de excelencia que nos gustaría seguir.

Una de las cosas a tener en cuenta, es que no se prohíbe trabajar este cuadrante de vez en cuando, pero tenemos que hacerlo de manera responsable, cuando no tengamos cosas pendientes o compromisos. Al aprender a trabajar en el cuadrante II, se generará mucho tiempo disponible y parte de este lo pueden dedicar a cosas del IV si así lo desean.

Como último mensaje, recordemos que las personas que logran el éxito, generalmente son expertos en triunfar sobre aquellas cosas que a la mayoría no les gusta hacer, como levantarse temprano, entregar los informes en la fecha prevista, dedicar tiempo al desarrollo personal, escuchar a los demás, descansar en vez de salir de fiesta, etc., es decir, tienen sus objetivos claros y lo que deben sacrificar para lograrlo.

Las personas que están inmersas en el cuadrante IV son considerados los "FLOJOS" para la cuarta generación (paradigma de eficacia), esos que no les gusta hacer nada por avanzar y culpan a los demás de su desdicha, pero no tienen la menor intención de levantarse de su silla, viven para descansar, jugar, pasarlo bien, sin tomar nada en serio, ni siquiera su propia vida, lamentablemente este ritmo no es sostenible en el tiempo.

Más adelante eso sí, revisaremos la quinta generación, donde el tiempo de ocio es considerado beneficioso para nuestro desarrollo y se trabaja en eliminar el sentimiento de culpabilidad cuando no hacemos nada.

EL TERCER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como podrán darse cuenta, nos hemos saltado el segundo cuadrante, así dejamos el análisis del segundo cuadrante para el final, mientras tanto nos preocuparemos del tercer cuadrante, que se enfoca en aquellas cosas que son urgentes pero que no son importantes. Muchas de ellas, están íntimamente relacionadas con la reputación, ya que corresponden a la solución de crisis de otras personas, su enfoque es en los plazos cortos, se piensa que la planificación y la prevención no valen la pena y existe un sentimiento se sentirse totalmente excluidos de control, que las cosas externas dominan la situación y se es un mero espectador de como pasa la vida propia. Ejemplos de esto, son aquellas situaciones cuando contestamos todos los llamados telefónicos inoportunos, aceptamos interrupciones mientras tratamos de ejecutar nuestras tareas, estamos dispuestos a asistir a cuanta reunión nos inviten (a pesar de que sabemos que estas no lleven a ningún lado), aceptamos el trabajo extra de otros, etc.

Todo lo que hemos comentado hasta el momento se podría evitar si supiéramos decir que "NO" sutilmente, pero lamentablemente no lo hacemos y recurrimos al lenguaje reactivo del "tengo", tengo que ir a la reunión, tengo que contestar la llamada, tengo que atender a este proveedor, tengo que ayudar con el informe, etc. Recuerden que siempre tendremos la opción de elegir nuestra respuesta y por lo tanto somos tan culpables como quienes nos empujan a realizar estas actividades.

Este cuadrante (III) se caracteriza por el personaje SUMISO, que se siente con las manos atadas, se siente sin las herramientas y a merced de lo que ocurre en su entorno, no tiene control sobre nada, esta situación puede llegar a generar mucho estrés, ya que el círculo de influencia es demasiado pequeño en comparación con el círculo de preocupación, denota en algunos casos baja autoestima por necesitar aprobación y validación externa continua. (muchos se aprovechan de estas personas, ya que se dan cuenta de su debilidad ante los requerimientos)

Un consejo, aprendamos a reconocer el valor que tienen para nuestras vidas las cosas importantes, aprender  a decir "NO" de vez en cuando, no significa que no tengamos capacidades, tampoco que seamos personas negativas, se debe procurar un enfoque en las cosas que realmente generan avance hacia la concreción de nuestros sueños y metas.

Te dejo planteada esta inquietud. ¿Actúas como SUMISO en tu hogar ó tu trabajo?

EL PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Anteriormente habíamos revisado los cuatro cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo y ahora comenzaremos con la revisión detallada de cada uno de ellos. El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, aquellas que requieren de nuestra acción inmediata, entre los ejemplos que podemos citar, están: Informes de última hora, solución de algunos problemas en el hogar, llamadas y encargos de última hora de nuestro jefe, lo que generalmente llamamos "apagar incendios".

Como pueden observar, una de las particularidades de este cuadrante, está en la concentración de plazos muy cortos, genera estrés para quienes se ven inmersos en él, un patrón que se repite en aquellos que administran desde este cuadrante, es que se encuentran en un continuo estado de emergencia, al igual que un bombero, convirtiéndolas en personas expertas en administración de crisis. 

Siempre encontraremos con situaciones de este tipo en nuestra vida, pero se presenta el problema de que si vivimos siempre en situaciones de estrés, podemos terminar colapsando mentalmente o físicamente, recuerden que no somos superhéroes, pero si podríamos convertirnos en mártires empresariales.

Para una persona que vive en este cuadrante, se hace muy difícil planificar y pensar en las cosas importantes de su vida, esta demasiado ocupado en otros temas, la prevención y la planificación pasan a segundo plano, no existe tiempo para definir sus roles, metas y objetivos, no tiene tiempo para sus relaciones, sus hijos o su esposa, el chequeo médico puede hacerse la próxima semana, no queda espacio para educarse, en fin, ninguna actividad que genere capacidad de producción (CP) a futuro es considerada, llegando incluso a quedar completamente solos en casos extremos.

Una cosa que se debe tener en cuenta. "Todo aquello que es muy importante para nuestras vidas y que no revisamos hoy con tiempo, tengan por seguro que mañana será una urgencia del primer cuadrante"

Pongamos este ejemplo:

"Me solicitan que desarrolle el informe para un nuevo producto en mi empresa, tengo tres meses antes de la entrega y presentación, como es bastante, no me preocupo del tema, sé que debo investigar algunas cosas antes de redactar el informe, así que lo dejo para unos días más y me enfoco en lo más urgente. 

Pasan unas semanas y nuevamente recuerdo que tengo que entregar el informe, como soy muy seguro de mis capacidades, espero unos días más. 

Pasan los días y finalmente estoy a una semana de la entrega, así que procedo a investigar del tema, sé que puedo terminarlo en la fecha estipulada, ya que tengo esta costumbre desde la universidad, dejar las cosas hasta última hora. 

El problema se presenta cuando comienzo mi investigación, debo entrevistarme con algunas personas y tengo muchos problemas para coordinar mi agenda con la de ellos, finalmente logro reunir todo lo que necesito dos días antes de la entrega del informe, ahora debo trabajar dos noches seguidas para poder cumplir y presentar en la fecha prevista.

Por fin llegó el gran día, pude terminar una hora antes de la presentación, soy un genio!!!!

Lamentablemente ocurrió un problema, durante la reunión de presentación, me preguntaron algunas cosas que tuve que dejar fuera, por el poco tiempo que tenía, mi jefe se molestó bastante, así que tengo hasta mañana por la mañana para entregar lo que falta. Me siento fatal, estoy muy cansado, pero no tengo otra opción, tendré que trabajar hasta tarde nuevamente."

Como pueden ver en el ejemplo, la persona no optó por aprovechar el tiempo que tenía y postergo hasta que algo muy importante para su credibilidad como profesional se volvió una urgencia del primer cuadrante, su reputación fue dañada y finalizó muy cansado, pudiendo afectar en su desempeño de la semana completa.

Así como este, existen innumerables casos en los diferentes roles que desempeñamos, los invito a observar durante esta semana, que cosas importante estamos dejando de lado, que podrían convertirse en una urgencia. Además podrían efectuar una evaluación personal, para determinar si actualmente están actuando como bomberos en sus obligaciones cotidianas.

LA REGLA DE LOS CINCO MINUTOS

Este es un buen método para iniciarse en Time Management, exactamente 300 segundo que pueden cambiar tu vida. 

Este método trata sobre hacer inmediatamente todo lo que según tu evaluación te tome cinco minutos o menos en su ejecución, como hacer algunos llamados telefónicos, enviar o leer algunos email, buscar archivos en tu pc, buscar algo en tu casa u oficina, buscar información en internet,  etc.

Lo que trata de lograr, es eliminar esas pequeñas cosas de nuestra vida que podrían convertirse en una molestia o urgencia más adelante. De esta manera, puedes tomar el control sobre situaciones, disminuyendo tu bandeja de entrada, manteniendo el contacto con otras personas, organizando tus archivos para hacer las búsquedas cada vez más rápido, etc.

Al principio es complicado ya que cuesta determinar bien los tiempos de cada tarea, pero con práctica aprenderás a ser muy hábil en todo aspecto y responder con rapidez cuando sea necesario.

Te reto a que lo practiques por 30 días y verás el tremendo beneficio que generará sobre tu planificación habitual.

Más adelante se publicarán otras entradas que te puedan ayudar en el desarrollo de tu propio modelo de uso de gestión de tiempo.

CRONOBIOLOGÍA

Sinceramente no soy un experto del tema, pero he podido observar como como esta área de la ciencia puede explicar ciertos fenómenos que se relacionan con la forma de manejar nuestro tiempo.

La cronobiología es una ciencia, muy nueva por cierto, que se preocupa del estudio de como se producen los ritmos biológicos y su relación con la biología y la medicina. Para explicar esto, tenemos la evidencia de que en nuestro cerebro existe un grupo de neuronas llamadas Núcleo Supraquiasmático (NSQ), que se encarga de regular los ritmos circadianos (24 Hrs) mediante estimulación de la secreción de melatonina por la glándula pineal.

Esto es un punto de partida muy importante ya que llegamos a la conclusión de que nuestro propio cuerpo es un reloj en sí, de esta forma podemos reconocer ciertos patrones que nos impiden rendir de mejor manera respecto al cumplimiento de nuestras tareas, además explica ciertos fenómenos que aparentemente no tenían relación, como la estadística de accidentes de trabajo, estadísticas de catástrofes, estadísticas de ataques cardiacos, etc.

Como funciona de forma básica, el ciclo día-noche, a través de nuestra vista (ojos) genera la sincronización del NSQ el cuál toma como referencia el ritmo circadiano (24 Hrs), el cuál termina por regular los procesos internos de nuestro organismo. Así en ciertas horas y gracias a la secreción de melatonina (aprox. 21:30 hrs) comienza nuestra fase de sueño o de reposo.

Esto explica además ciertos fenómenos modernos de como se han ido modificando los ritmos circadianos en las ciudades de mayor luminosidad, convirtiendo a ciertas personas en buhós que funcionan de mejor forma de noche y alondras que lo hacen de mejor forma en la mañana. Así, el tiempo social afecta a los buhós y los hace sentir los efectos del jet-lag en la semana, ya que deben cumplir horarios de trabajo que inician muy temprano en la mañana y su organismo esta sincronizado para iniciar su funcionamiento cerca del mediodía, el fin de semana se usa para regular nuevamente y comenzar el lunes. (Es como si viajaran todos los días a trabajar a otra ciudad, con zona horaria distinta y usaran el fin de semana para volver a la suya para descansar)

Existen muchos estudios acerca del tema, los cuales iremos revisando de aquí en adelante, espero que todo esto nos sirva para descubrir nuestra relación con el tiempo, pudiendo mejorar en el logro de nuestras tareas.

Aquí les dejo una imagen que encontré en la web que explica de mejor manera como se desarrolla el ritmo en el transcurso del día.

Si saben más del tema, agradecería su colaboración :-)

Que estén muy bien...