PREOCUPADO DE LAS HORMIGAS Y LOS ELEFANTES ESCAPAN POR LA PUERTA PRINCIPAL

Muchas personas actualmente y desde hace mucho tiempo, se preocupan demasiado de cosas que no son importantes para su vida, dejan de lado todo aquello que les puede significar una diferencia tremenda en el modo de hacer sus actividades. 

Estoy seguro que la mayoría de ustedes ha visto o leído la historia de la vasija con las piedras, donde se le pide a alguien que utilice piedras de diferentes tamaños para llenar una vasija, existen piedras grandes, medianas y pequeñitas, al principio la persona trata de colocar las pequeñas y medianas primero, pero no tiene espacio para las grandes, en la vida real ocurre lo mismo, si ponemos las cosas pequeñas primero, no tendremos tiempo para trabajar en las cosas grandes o importantes, damos espacio a las pequeñas crisis y terminamos nuestros días sin comprender por que tenemos la sensación de hacer mucho y avanzar poco. Para ser realmente efectivo con el uso de nuestro tiempo, debemos hacernos cargo de lo importante, darnos el tiempo para la preparación, cultivar relaciones, etc., en resumidas cuentas efectuar una evaluación de nuestras cuatro dimensiones para saber cual de ellas esta fallando, la dimensión física, la dimensión espiritual, la dimensión mental y la dimensión social/emocional, si estamos en armonía y nos encargamos de lo importante, podremos prevenir crisis y pasar a la segunda etapa de trabajar sobre la eficiencia, recuerden que el liderazgo se relaciona con la efectividad y la administración con la eficiencia.

Ahora respecto al titulo de esta entrada, tiene que ver exactamente con lo de las piedras, supongo que están acostumbrados a escuchar a muchas personas que se quejan todo el tiempo de cosas pequeñas o las hormigas, se centran en pequeños gastos, pequeñas pérdidas de tiempo, en fin, en los detalles, sin tener resueltas aún las cosas grandes, que corresponden al cambio significativo del que les hablaba anteriormente, es decir no se dan cuenta que los elefantes se les escapan por la puerta del frente por estar preocupadas de las hormigas, creo que ustedes sabrán reconocer muchos ejemplos en la vida familiar y empresarial.

Tengamos claro que no es malo centrarnos en las cosas pequeñas, pero para ser efectivo y eficientes, debemos resolver primero los asuntos importantes de nuestra vida, así podremos terminar el día con la sensación de misión cumplida. Una forma para iniciar este proceso, es que todos los días iniciando su jornada, revise todas las tareas que deba efectuar, de ellas, identifique las tres o cuatro más importantes que lo dejarían satisfecho al final del día y comience por ejecutarlas, todo lo demás también se puede hacer, pero centre sus esfuerzos en las elegidas, al terminar el día se dará cuenta la ganancia obtenida. Ahora, esto también lo puede hacer finalizando el día, donde puede evaluar lo ocurrido y elegir inmediatamente las tareas importantes del día siguiente, así podrá tener un bosquejo del plan a seguir para alcanzar estos objetivos diarios. (Para evaluar solo bastan algunos minutos, no es necesario pasar horas y horas haciéndolo. En mi caso particular, utilizo 10 minutos diarios para evaluar y planificar al terminar la jornada y 10 minutos el día siguiente para ordenar ideas y comenzar a trabajar)

EVALUACIÓN INICIAL

Si usted llegó a este blog, creo que es por alguna de las siguientes razones que plantearé a continuación y le aseguro que debe estar sufriendo por lo mismo que la mayoría de la población actualmente.

 

Le pido que trate de recordar cuantas veces a escuchado esta semana decir a otros o a usted mismo; no tengo tiempo, ojalá el día tuviera más horas, no pude llegar antes, me olvidé completamente de la cita o reunión, etc. Si lo ha hecho, no se preocupe porque es un problema que tienen la mayoría de las personas de nuestra generación debido a el acelerado avance de las tecnologías de la información, esto es explicado en una entrada anterior de este mismo blog.

 

Ahora le pido que por favor revise el siguiente listado y trate de visualizarse a usted mismo en alguna de estas situaciones; trabaja más allá de su horario normal, generalmente lleva trabajo para su casa, duerme mal por la preocupación de cosas pendientes, constantemente es interrumpido en su oficina y recibe llamados inoportunos que le quitan su tiempo, le molesta al no avanzar en su trabajo por la irresponsabilidad de otros, hace interminables listados de tareas que apenas consigue ejecutar los cuales se juntan con los del día siguiente, olvida fechas/horarios de citas y reuniones, tiene su bandeja de correo repleta, se siente desorientado respecto a donde van a parar sus minutos, siente que los días pasan y no le rinden, siente que por más que se esfuerce no logrará ponerse al día con sus tareas por no tener idea de como empezar, le faltan espacios para compartir con familia y amigos, siente que el tiempo de descanso y recreación es una pérdida de tiempo.

 

Bueno, no se sienta mal por que como le dije anteriormente, este sentimiento es generalizado, ahora me gustaría que medite acerca de las siguientes preguntas, que tratan de hacer la conexión con las situaciones planteadas; ¿Cuál es su horizonte de planificación personal, el próximo mes, la semana entrante, mañana o apenas unas horas? ; ¿Para su trabajo, realiza una planificación semanal y/o diaria? ; ¿Dedica tiempo en la semana para actividad física, leer un libro, revisar sus valores o compartir con familia o amigos? ; ¿Se propone metas anuales en vísperas de año nuevo? ; si lo hace, ¿Evalúa el cumplimiento de sus metas cada año? ; ¿Utiliza algún modelo externo o propio para la gestión de su tiempo? ; ¿Qué podría estar haciendo de diferente hoy, que pudiera traer un tremendo beneficio para el logro de sus metas en su ámbito personal? ; ¿Eso que podría hacer, le significaría un beneficio en su ámbito profesional también?

 

Espero que la revisión de las situaciones y las preguntas le sirvan de ayuda para poder evaluar la forma en que está gestionando sus tiempo o para ir más allá, la forma en que se está gestionando a si mismo para el cumplimiento de sus tareas. En las próximas entradas obtendrá más información útil que le ayudará en la elaboración de un proyecto de administración personal del tiempo.

 

Excelente semana, recuerde dedicar unos 15 minutos para planificar su semana...le aseguro que será muy beneficioso...

 

 

 

 

EL PROBLEMA ES LA INFORMACIÓN

Se han puesto a meditar acerca de la cantidad de información que reciben a diario. La tecnología (internet, medios de comunicación, aparatos electrónicos, etc.) nos han convertido en verdaderos esclavos de la información.

"Quien habría pensado hace 10 años, que íbamos a tener pánico de olvidar el teléfono móvil, por el hecho de que se genere una llamada pérdida ó por la incapacidad de responder un mail ó mensaje a tiempo"

"Actualmente, un ejecutivo promedio de cualquier empresa, en un solo día, recibe toda la información que hace 100 años una persona recibía en toda su vida"

El gran problema, es que hacer con toda esa información...

¿Cómo la administramos, cómo la gestionamos?

Ese, es el verdadero desafío al que nos enfrentamos...

REUNIONES EFECTIVAS

Una forma de aprovechar mejor el tiempo en el trabajo, es a través de la generación de reuniones efectivas.

Para ello, debes definir primero si es necesario citar a una reunión o no, luego, determinar el propósito y cuales son los aspectos importantes a discutir, después debes preparar una agenda y enviarla a los asistentes para que puedan dar su opinión al respecto. Una vez en la reunión, recuerda comenzar a tiempo por respeto a los asistentes puntuales, revisa cada unos de los aspectos de la agenda dentro del tiempo estimado, una vez finalizada la reunión, haz un resumen con los acuerdos, responsables y plazos para enviarlo a los asistentes, será de mucha utilidad la próxima vez.

Algunas estadísticas respecto a reuniones; el promedio de reuniones a las que asiste un profesional ó administrativo de cualquier empresa es de 62 al mes, de estas, la mitad es considerada una pérdida de tiempo, es decir, mensualmente pasamos 31 horas en reuniones que no nos llevan a ninguna parte. (como es promedio, puede que tu pases muchas más horas perdiendo tu tiempo)

Del asistente tipo podemos decir:

91% se distraen durante la reunión.

96% se pierden alguna reunión consciente o inconscientemente.

39% se duermen.

45% están agobiados por la cantidad de reuniones a las que deben asistir.

73% hacen otras cosas durante las reuniones. (Facebook, Twitter, Mail, etc)

47% se quejan de que las reuniones son la principal pérdida del trabajo.

RITMO DE VIDA

Se han puesto a pensar cuales son los factores que determinan el "ritmo de vida" en nuestra sociedad actual.

El primer factor determinante es el bienestar económico, las sociedades con una mejor economía, tienen una tendencia a un ritmo de vida mucho más rápido que las sociedades con economías más bajas.

El segundo factor determinante es el grado de industrialización que esta íntimamente ligada a la primera, las sociedades con una grado mayor tienen la tendencia a poseer una economía más rica y por lo tanto un ritmo más rápido. Es correcto indicar que la revolución industrial dio inicio igualmente a una revolución del uso del tiempo, ya que hasta esa época nunca se había cuestionado la eficiencia del trabajo. Por otro lado, es una ironía el pensar que mientras más industrializada sea la sociedad, sus habitantes tienden a tener menos tiempo para ellos mismos.

El tercer factor corresponde al tamaño de la población, las sociedades más grandes tienden a tener ritmos más rápidos, que según sociólogos se relaciona con los dos factores anteriores, ya que las personas de las ciudades más pobres se mueven a los centros más ricos en busca de oportunidades.

El cuarto factor es el clima, las sociedades de lugares con climas más calurosos tienen ritmos de vida más lentos que las sociedades de lugares más fríos.

El quinto y último factor corresponde a los valores culturales, las sociedades más individualistas tienen ritmos de vida más rápidos que las sociedades que ponen el bien común por sobré el individual.

Fuente: Robert Levine. (A geography of time)

ORDEN Y BUEN USO DEL TIEMPO

Parece lógico que el orden y la organización de nuestro espacio físico estén íntimamente relacionados con el correcto uso de nuestro tiempo. Cuantas veces nos ha sucedido que debíamos entregar un reporte y no lo encontramos por ninguna parte, quizás escondido en varios lotes de papeles que vamos almacenando sobre nuestro escritorio por carecer de un sistema de organización y lo que es a veces peor, no eliminamos inmediatamente las cosas pequeñas que toman poco tiempo hacer, ya que hemos colapsado ante la falta de priorización.

Una vez leí en una revista, que un escritorio desordenado denota que la persona está pasando por un período de caos mental y si a esto, se suma a una oficina desordenada, es mucho más difícil para la persona lograr salir de esta situación particular, ya que su entorno contribuye a este caos.

Como una forma de solucionar el problema que sufren la mayoría de los trabajadores hoy en día y que hacen perder millones de dólares a sus empresas por falta de eficiencia, se puede utilizar un sistema de organización, tales como simples carpetas con priorización A-B-C o utilizar métodos más sofisticados como las "5 S" japonesas, que se valen de la clasificación (SEIRI), ordenamiento (SEITON), limpieza (SEISO), estandarización (SEIKETSU) y disciplina (SHITSUKE) para solucionar el eterno problema de que es lo que necesitamos y en que cantidad para efectuar de mejor forma nuestras labores.

Para ser más efectivos en la forma que nos administramos y así tener más tiempo, es de suma importancia un sistema de organización física, ya que gracias a el podemos ahorrar valiosos minutos en la búsqueda de documentos o elementos de trabajo.

Si desean saber más pueden buscar material en la página de facebook: "Éxito y Buen uso del tiempo"

EL SEGUNDO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Por fin, ya hemos llegado al segundo cuadrante y si usamos de buena manera, puede significar un cambio sustancial en nuestra manera de enfrentar situaciones y programar nuestro quehacer diario.

Primero que todo, este cuadrante (II) esta enfocado a generar visión y perspectiva, esta íntimamente relacionado con nuestro hemisferio derecho donde nace nuestra misión personal, es la base para vivir el liderazgo personal efectivo, es nuestra fuente de equilibrio personal, el lugar donde aprendemos a confiar en nosotros mismos. Gracias a todo esto, aprendemos a gestionar nuestras crisis, aprendemos a evitarlas, utilizando nuestro lado Proactivo.

Se genera una transición desde el sentimiento de falta de control a casi una totalidad de control, ponemos énfasis en las personas y las relaciones, no en las cosas o actividades. Para esto, debemos considerar el ser efectivo con las personas y eficientes con las cosas, es decir, a las personas no las podemos encasillar en una agenda con un tiempo determinado, debemos trabajar en crear valor en nuestras relaciones y por lo tanto, no podemos decirle a nuestra esposa que tenemos 10 minutos para estar con ella o decirle a nuestros colegas de trabajo que tenemos 5 minutos para atender sus necesidades, eso significaría un bloqueo inmediato en la comunicación.

Con el pasar del tiempo, se aprende a ganar tiempo de otros cuadrantes para centrarse en el II.  Al trabajar en el, se obtiene un sentimiento de control que no se compara con nada conocido, somos consientes de nuestra responsabilidad (habilidad para elegir la respuesta), eso nos hace ingresar al grupo de "LOS QUE MARCAN PRIORIDADES" ó "PROACTIVOS"

EL CUARTO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como quedamos de acuerdo anteriormente después revisaremos el segundo cuadrante de la administración del tiempo, así que ahora nos centraremos en el cuarto cuadrante, el cual, incluye todas aquellas cosas consideradas como triviales, algunas llamadas telefónicas, algunos correos electrónicos, en fin, situaciones que no aportan mucho a nuestra eficacia o eficiencia, en este cuadrante se incluyen las actividades agradables, el ocio, etc.

No es mal visto dedicar cierto tiempo a estas actividades, pero cuando nos centramos mucho en él, sufrimos las consecuencias y le damos el control de nuestras vidas a cosas externas, dejamos de lado las cosas importantes y muchas veces las urgentes para refugiarnos en lo agradable de no hacer nada. Son aquellos individuos que tienen el lema,"Si tienes algo que hacer mañana, déjalo para pasado mañana", yendo a casos extremos.

El resultado de esto, es una total irresponsabilidad ante la vida,  las personas recurren a este cuadrante para refugiarse después de pasar mucho tiempo en cosas urgentes, la idea principal es no hacer nada o si las hacemos, estas no tienen nada que ver con el camino de excelencia que nos gustaría seguir.

Una de las cosas a tener en cuenta, es que no se prohíbe trabajar este cuadrante de vez en cuando, pero tenemos que hacerlo de manera responsable, cuando no tengamos cosas pendientes o compromisos. Al aprender a trabajar en el cuadrante II, se generará mucho tiempo disponible y parte de este lo pueden dedicar a cosas del IV si así lo desean.

Como último mensaje, recordemos que las personas que logran el éxito, generalmente son expertos en triunfar sobre aquellas cosas que a la mayoría no les gusta hacer, como levantarse temprano, entregar los informes en la fecha prevista, dedicar tiempo al desarrollo personal, escuchar a los demás, descansar en vez de salir de fiesta, etc., es decir, tienen sus objetivos claros y lo que deben sacrificar para lograrlo.

Las personas que están inmersas en el cuadrante IV son considerados los "FLOJOS" para la cuarta generación (paradigma de eficacia), esos que no les gusta hacer nada por avanzar y culpan a los demás de su desdicha, pero no tienen la menor intención de levantarse de su silla, viven para descansar, jugar, pasarlo bien, sin tomar nada en serio, ni siquiera su propia vida, lamentablemente este ritmo no es sostenible en el tiempo.

Más adelante eso sí, revisaremos la quinta generación, donde el tiempo de ocio es considerado beneficioso para nuestro desarrollo y se trabaja en eliminar el sentimiento de culpabilidad cuando no hacemos nada.