EL PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Anteriormente habíamos revisado los cuatro cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo y ahora comenzaremos con la revisión detallada de cada uno de ellos. El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, aquellas que requieren de nuestra acción inmediata, entre los ejemplos que podemos citar, están: Informes de última hora, solución de algunos problemas en el hogar, llamadas y encargos de última hora de nuestro jefe, lo que generalmente llamamos "apagar incendios".

Como pueden observar, una de las particularidades de este cuadrante, está en la concentración de plazos muy cortos, genera estrés para quienes se ven inmersos en él, un patrón que se repite en aquellos que administran desde este cuadrante, es que se encuentran en un continuo estado de emergencia, al igual que un bombero, convirtiéndolas en personas expertas en administración de crisis. 

Siempre encontraremos con situaciones de este tipo en nuestra vida, pero se presenta el problema de que si vivimos siempre en situaciones de estrés, podemos terminar colapsando mentalmente o físicamente, recuerden que no somos superhéroes, pero si podríamos convertirnos en mártires empresariales.

Para una persona que vive en este cuadrante, se hace muy difícil planificar y pensar en las cosas importantes de su vida, esta demasiado ocupado en otros temas, la prevención y la planificación pasan a segundo plano, no existe tiempo para definir sus roles, metas y objetivos, no tiene tiempo para sus relaciones, sus hijos o su esposa, el chequeo médico puede hacerse la próxima semana, no queda espacio para educarse, en fin, ninguna actividad que genere capacidad de producción (CP) a futuro es considerada, llegando incluso a quedar completamente solos en casos extremos.

Una cosa que se debe tener en cuenta. "Todo aquello que es muy importante para nuestras vidas y que no revisamos hoy con tiempo, tengan por seguro que mañana será una urgencia del primer cuadrante"

Pongamos este ejemplo:

"Me solicitan que desarrolle el informe para un nuevo producto en mi empresa, tengo tres meses antes de la entrega y presentación, como es bastante, no me preocupo del tema, sé que debo investigar algunas cosas antes de redactar el informe, así que lo dejo para unos días más y me enfoco en lo más urgente. 

Pasan unas semanas y nuevamente recuerdo que tengo que entregar el informe, como soy muy seguro de mis capacidades, espero unos días más. 

Pasan los días y finalmente estoy a una semana de la entrega, así que procedo a investigar del tema, sé que puedo terminarlo en la fecha estipulada, ya que tengo esta costumbre desde la universidad, dejar las cosas hasta última hora. 

El problema se presenta cuando comienzo mi investigación, debo entrevistarme con algunas personas y tengo muchos problemas para coordinar mi agenda con la de ellos, finalmente logro reunir todo lo que necesito dos días antes de la entrega del informe, ahora debo trabajar dos noches seguidas para poder cumplir y presentar en la fecha prevista.

Por fin llegó el gran día, pude terminar una hora antes de la presentación, soy un genio!!!!

Lamentablemente ocurrió un problema, durante la reunión de presentación, me preguntaron algunas cosas que tuve que dejar fuera, por el poco tiempo que tenía, mi jefe se molestó bastante, así que tengo hasta mañana por la mañana para entregar lo que falta. Me siento fatal, estoy muy cansado, pero no tengo otra opción, tendré que trabajar hasta tarde nuevamente."

Como pueden ver en el ejemplo, la persona no optó por aprovechar el tiempo que tenía y postergo hasta que algo muy importante para su credibilidad como profesional se volvió una urgencia del primer cuadrante, su reputación fue dañada y finalizó muy cansado, pudiendo afectar en su desempeño de la semana completa.

Así como este, existen innumerables casos en los diferentes roles que desempeñamos, los invito a observar durante esta semana, que cosas importante estamos dejando de lado, que podrían convertirse en una urgencia. Además podrían efectuar una evaluación personal, para determinar si actualmente están actuando como bomberos en sus obligaciones cotidianas.