COMO HACER MÁS EN MENOS TIEMPO...

En julio del año pasado subí esta nota, donde se mostraba una forma de engañar tu mente para ser más efectivo. Yo la he puesto en práctica y he logrado aumentar mi productividad en un 300%.

Nuestro cerebro es una pieza única de ingeniería divina y cuando debemos cumplir con nuestras labores, este tiende a ocupar todo el tiempo disponible para hacerlo. Pongamos un ejemplo.

"Imagina que tienes tres tareas importantes que cumplir en una jornada normal de 8 horas, tu cerebro va a tender a utilizar todas esas horas para cumplir esas tres tareas rellenando inconscientemente con muchas otras actividades, tales como: revisiones constantes de tu teléfono, revisiones de facebook, conversaciones con colegas, revisión de otros documentos, tomar café, tomar café y tomar café, en fin, un sinnúmero de otras actividades menos importantes. Puede ocurrir que al final del día tendrás la sensación que podrías haber hecho mucho más, sobre todo si solo alcanzaste a hacer solo una o dos tareas de las tres."

El truco está ahora en lograr convencer a tu cerebro que solo tienes 4 horas de las 8 para completar las tres tareas importantes, para ello debes planificar muy bien lo que necesitas hacer para cumplirlas y poner un plazo que no sobrepase la mitad de tu jornada, inicias a primera hora de la mañana, procura no tener interrupciones, recuerda que esas tres tareas corresponden al 20% que te genera el 80% de resultados, así que si las logras, tendrás toda la tarde para dedicarla a otras actividades como avanzar en proyectos atrasados, manejar imprevistos, etc. (Si alguien necesita hablar contigo, le puedes decir que en la tarde lo podrás atender)

Al principio es complejo, pero si logras cambiar tus hábitos (revisaremos esto en otra entrada) y domar a tu subconsciente, te aseguro que tu vida tendrá un cambio radical, te sentirás en control y capaz de hacer cualquier cosa y si por algún motivo no alcanzaste a terminar en la mañana, tienes toda la tarde para hacerlo, pero trata de que no se vuelva una costumbre.

Espero que estén muy bien, nos vemos en la próxima entrada...

KANBAN BOARD

Si actualmente tienes problemas para cumplir con tu agenda virtual o recordar que tareas tienes pendientes, te recomiendo usar esta herramienta llamada "Kanban Board", que te ayudará a visualizar de forma más clara aquellas cosas que están en tu lista de espera, las que están en ejecución y las que están terminadas, este es un medio complementario para el 20% de tus tareas que generan el 80% de tus resultados. (Pareto)

Es facilísimo, tomas una pizarra blanca y colocas tres líneas separadoras verticales con cinta adhesiva de color negro, luego le das nombra a cada una de las columnas; la primera de la izquierda <<Por hacer>>, la del medio <<En ejecución>> y la columna de la derecha <<Ejecutado>>.

Muchas personas tienen problemas para trabajar con la tecnología (celulares, laptos y tablets) ya que son un medio de trabajo convergente y ellos poseen pensamiento divergente y por lo tanto es difícil usarlos para tener una amplia perspectiva de planificación. Fue súper utilizada por los equipos de trabajo en la industria de desarrollo de software en los noventa y se ha ido adaptando a las necesidades generales de la industria de hoy. Con "Kanban Board" es fácil visualizar lo que está sucediendo, ya que por la mañana al llegar a tu oficina, basta solo agregar o cambiar de lugar los post-it y dar un vistazo para saber como será tu día, además los viernes, podrás hacer un recuento semanal o dejar proyectos listos en el cuadro <<Por hacer>> para tomar el lunes siguiente en la mañana.

Cada color de post-it puede significar un tema o prioridad determinada, sólo con un marcador puedes agregar información de importancia; como nombre de la tarea, recursos necesarios, fecha límite, etc. Además puedes ir agregando información a medida que los vayas cambiando de posición.

Otro punto importante es el campo <<Ejecutado o Realizado>> que te servirá como "recompensa psicológica" para que seas consciente de la cantidad de trabajo que has sido capaz de procesar, eso sí, cada cierto tiempo debes depurar ya que te sorprenderás la cantidad de cosas que eres capaz de hacer cuando cuentas con un medio de planificación de este tipo.

Excelente para compartir ideas con tu equipo de trabajo, sirviendo como panel de información para todos los integrantes. (Te puede ahorrar muchos email y explicaciones de pasillo)

En una de las imágenes aparece el que tengo en mi oficina, para que tengan una idea de como aprovechar la pizarra.

Que estén muy bien. :-)

¿MONOCRÓNICO O POLICRÓNICO?

Supongo que algunos de ustedes habrán escuchado hablar de personas monocrónicas y policrónicas, para aquellos que no, les contaré que corresponde a dos tipos distintos de pensamiento acerca del tiempo, específicamente a la ejecución de tareas.

El tiempo monocrónico es relacionado con el tiempo anglosajón, se ejecuta una sola tarea a la vez, se pone énfasis en la concentración del trabajo, los compromisos son vistos como algo ineludible y se valora bastante y se cumple lo planificado. El tiempo policrónico es relacionado con el tiempo hispanoamericano, se trata de ejecutar varias tareas a la vez, el trabajo es constantemente interrumpido, los compromisos se cumplen si es posible y se realizan constantes cambios en la planificación.

Anualmente se pierden millones de dolares, debido a que las personas creen erróneamente que el hecho de ser policrónico los convierte en "multitasking", teoría que fue comprobada hace unos años atrás, donde se llegó a la conclusión de que solo el 2% de la población lo es.

Lo anterior quiere decir que si eres policrónico, puedes perder hasta un 60% de tu productividad por falta de planificación, interrupciones y perdidas de tiempo por cambio entre tareas, ya que lleva bastante tiempo el retomar algo inconcluso justo en el punto donde fue dejado, esto requerirá necesariamente repasar mentalmente para recordar donde se quedó.

En mi caso, he intentado acomodar mi pensamiento para operar en la ejecución de mis tareas bajo un modelo monocrónico, pero ocurre, que culturalmente, casi todo mi entorno opera sobre un paradigma policrónico. Es así que no se acepta que trabaje en base a una agenda definida y se consideran que la planificación es una pérdida de tiempo, todo se va armando sobre la marcha, sufro de constantes interrupciones y me programan reuniones en cualquier horario, debiendo estar disponible a los constantes cambios de planificación que se dan en el transcurso del día.

He realizado bastantes pruebas de tareas donde he aprendido a reconocer las ventajas del tiempo monocrónico, es mucho más eficiente, me concentro en cada tarea hasta conseguirla en un 100%, preparo un plan diario para cumplimiento de tareas y manejo mi agenda haciendo que cada compromiso sea cumplido. (El problema es que vivo rodeado de "Policrónicos Multitasking")

Los invito a revisar que tipo de tiempo están usando, ¿monocrónico o policrónico?

Estoy seguro que esto determinará bastante que tan eficientes llegarán a ser...

PROCRASTINACIÓN

Bendita palabra, hace unos años no la conocía pero pasaba ejecutando la acción correspondiente, su significado; es cuando posponemos alguna tarea y la reemplazamos por otra actividad más agradable.

Se dice que la procrastinación tiene raíces psicológicas muy profundas, que hacen que a las personas frente a una sola tarea le lleguen cientos de pensamientos que logran impedir que la ejecute, para suerte nuestra, existe una clasificación que podrá ayudarnos a entender mejor por que somos víctimas de ella.

Existen causas internas y causas externas, entre las internas podemos encontrar; el miedo al cambio, miedo al fracaso, tendencia a dejar todo para ultima hora y la tendencia para comprometerse de más. Entre las externas se encuentran; tareas desagradables, tareas abrumadoras, flujo de tareas no claros y metas no claras.

Todas ellas explican el porque a veces optamos por ver varias horas televisión en vez de preparar ese informe o estudiar nuestras materias, o el porque los fines de semana no podemos terminar nuestras labores hogareñas atrasadas.

En los próximos post explicaré en detalle cada una de las causas y de que forma los puedo ayudar a no procrastinar.

Espero que estén muy bien... :-)

TÉCNICA POMODORO

Para aquellas personas que son monocrónicas y que les viene mejor trabajar en una cosa a la vez, esta técnica les puede favorecer para centrar sus esfuerzos en aquellas tareas que necesitan de suma concentración y así evitar la procrastinación.

Fue desarrollada en 1980 por un señor llamado Francesco Cirillo y básicamente consiste en escribir en un papel todas las tareas pendientes que tengas para hacer en un día normal, consigue un reloj temporizador de cocina, elige una tarea, ajusta el reloj en 25 minutos y ponte a trabajar hasta que sueñe el timbre, luego descansa por 5 minutos,  vuelves a ajustar el temporizador en 25 minutos hasta que suene y descansas. Repite esto cuatro veces y el último descanso lo haces de 15 a 20 minutos, toma el papel con el listado de tareas y eliminas la que terminaste recién.

Si tienes tareas que duren menos de cuatro pomodoros, puedes unir con otras.

Si eres policrónico de seguro encontrarás una pérdida de tiempo trabajar en solo una cosa a la vez y no verás ninguna ventaja en esta técnica, pero recuerda que todos somos diferentes y por lo tanto, lo es también nuestra percepción del tiempo.

EL CURIOSO CASO DE BENJAMIN BUTTON

Como siempre he sido un apasionado estudiante del concepto de tiempo, cada vez que aparece un documental o película que hable del tema, no pierdo la oportunidad para verlo.

Lo genial ocurrió cuando apareció esta película que contaba la historia de un niño que nace con el cuerpo de anciano y en vez de envejecer como lo hacen todas las personas, rejuvenece cada vez más, esto le da la opción en un momento dado, de ser un adulto pero con el pensamiento de un niño, aprovechando cada oportunidad que se le presenta en la vida para porbar cosas nuevas. 

Otro punto interesante es cuando decide dejar a su familia, ya que no soporta el hecho de que en un momento dado será más joven que su hija y decide irse a recorrer el mundo, es aquí donde le deja una carta con un consejo, el cuál lo comparto con ustedes para que lo revisen y piensen acerca de ello.

"Nunca es demasiado tarde, o en mi caso demasiado pronto, para ser quien quieras ser. No hay límite en el tiempo, empieza cuando quieras, puedes cambiar o no hacerlo no hay normas al respecto.

De todo podemos sacar una lectura positiva o negativa, espero que tu saques la positiva. Espero que veas cosas que te sorprendan; espero que sientas cosas que nunca hayas sentido; espero que conozcas a personas con otro punto de vista; espero que vivas una vida de la que te sientas orgullosa; y si ves que no es así, espero que tengas la fortaleza para empezar de nuevo."

Espero que estén muy bien, nos encontramos en la próxima entrada...

¿VIVIR SEGÚN EL RELOJ O ACTIVIDAD?

Uno de los grandes problemas que tenemos en nuestra percepción con los demás referente al uso de nuestro tiempo, es que existen personas que viven apegados a un patrón de vida según el reloj y otros viven en un patrón según actividad, esto genera más de un problema a la hora de ponerse de acuerdo, generando conflictos y juicios, encasillando personas como irresponsables o incompetentes, a veces sin siquiera conocerlas de verdad, solo basta una primera impresión respecto a la puntualidad y ahí lo tienes, se tilda a cualquiera de falta de compromiso, motivación u otras cosas tan de moda.

Para graficarlo de manera simple, vivir según el reloj es cuando planificas tu día en base a este interesante aparato, tus actividades tienen un inicio y termino fijo, controlados por la comparación del patrón universal de tiempo, en cambio, vivir según  actividad, quiere decir que no es el reloj el que controla el inicio, sino la actividad en sí, como es eso, bueno supongo que alguna vez estuviste de vacaciones y no pusiste tu despertador para levantarte a tomar desayuno, eso se dio de forma natural, en algún momento de la mañana despertaste y supiste que debías levantarte para alimentarte, pero no colocaste tu reloj para ello, lo mismo ocurre con el almuerzo o la mayoría de las actividades que programes en este periodo.

Lo cómico es que existen personas que viven según actividad en un mundo controlado por el reloj, esto genera la mayoría de los problemas de percepción de tiempo, ya que es parte de nuestros paradigmas.

Una persona que vive según el reloj dirá, tengo una reunión a las 09:00 hrs. me iré temprano para prepararme un café antes de que lleguen todos, en cambio una persona que vive según actividad, sabe que tiene una reunión, prepara su información, se toma el café antes de ir, conversa con una par de personas en el camino, llega tarde y genera la indignación de la mayoría de los que llegaron temprano.

Una diferencia importante es que quienes viven según el reloj, son más propensos a sufrir cuadros de estrés que quienes viven según actividades, ya que estos últimos, privilegian las relaciones por sobre su agenda.

Es importante que conozcas la existencia de estos dos patrones, para que aprendas a convivir en armonía con quienes te rodean.

Piensa en eso, la próxima vez que juzgues a alguien de impuntual...

y tu? Vives según reloj o actividad....

 

INTERES ACTIVO V/S INTERES PASIVO

Estoy completamente seguro que habrán escuchado hablar de esto en el último tiempo, es algo que puedes ver muy marcado en nuestra sociedad y se refiere a como nos interesamos en los temas de contingencia social o aquellos que decidimos incluir en nuestra vida.

 

Años atrás leí un libro que hablaba de como la sociedad se estaba volviendo cada vez más light, una forma de verlo aplicado, es que ya no es importante profundizar en nada, sino saber algunas cosas para poder sostener una conversación y parecer que lo sabemos todo, es decir convertirse en un ignorante hábil.

 

Lo anterior tiene mucho que ver con el tema de hoy, la mayoría de las personas están interesadas en muchas cosas, se preocupan pero no practican nada, le encantan las frases de desarrollo personal y motivación de Facebook, pero no quieren ponerlas en práctica, le ponen solo me gusta, ya que no creen que a ellos le resulte, solo les sirve para escapar aunque sea un segundo de todos los problemas que tienen a su alrededor, a todo lo anterior lo llamaremos interés pasivo.

 

En cambio el interés activo se relaciona con que me intereso y hago algo por ponerlo en práctica y lograr un cambio significativo en mi vida, si veo un video de ejercicios, lo intento, si veo una frase motivante, la anoto o la imprimo para que me de ánimo en los días siguientes. Existe una tremenda diferencia y es por eso que debemos pasar del interés pasivo al interés activo, ya que solo de esta forma podemos hacer la diferencia en nuestras vidas y para el uso efectivo del tiempo lo mismo, como dice el dicho; "Hasta la acción más mínima, es más valiosa que la intención más grande"

 

y tu? eres una persona que se interesa activa o pasivamente.