EFECTO HOJA DE SIERRA

Hola amigos, 

Hace bastante tiempo que no nos encontrábamos en este espacio. Hoy les voy a hablar brevemente acerca del efecto hoja de sierra que se genera cuando estás desarrollando una tarea y alguien te interrumpe, ya sea en persona, por wsp, por email, por teléfono, etc.

Existen muchas técnicas para aprovechar los tiempos muertos y desarrollar actividades sin interrupciones, pero te invito a revisar como está afectando tu sistema de "puertas abiertas" a tu gestión, ya que es una de las políticas que más problemas genera cuando es mal administrada.

Según estudios, las interrupciones pueden mermar hasta en un 60% tu rendimiento, afectando directamente a tu eficiencia y lo que sucede es algo más o menos así.

Teóricamente, cada vez que empiezas una tarea, necesitas un período de tiempo para concentrarte y tomar el ritmo, en el momento que recibes una interrupción tu rendimiento se va a cero, debiendo comenzar nuevamente.

Si tomáramos la situación real, lo que sucede es que comienzas a concentrarte en tu tarea, recibes la interrupción, debes tomar un tiempo para atenderla hasta comenzar de nuevo, partes concentrándote y retomando lo que habías dejado pendiente y recibes otra interrupción y de nuevo con lo mismo.

La situación ideal sin interrupciones sería la siguiente, empiezas a concentrarte en tu tarea, alcanzas el 100% de rendimiento, ejecutas y bajas el rendimiento de forma gradual hasta cero para comenzar con otra actividad.

Como podrás darte cuenta sería sencillo calcular tu rendimiento con las áreas bajo la curva, pero eso lo dejo para tu análisis.

Espero que esta información te sea de ayuda para ser consciente del impacto que las interrupciones están teniendo sobre tu productividad personal.

Nos vemos en la próxima. Que estés muy bien.

LÍNEAS DE TIEMPO

Estimados amigos, hoy hablaremos de un tema muy interesante, llamado las "Líneas de Tiempo" que se deriva de los estudios del Sr. Richard Bandler, uno de los creadores de la PNL (Programación Neurolingüística), siendo un extracto además de uno de los libros de PNL de Romilla Ready.

"Si te pidiera que señales la dirección desde donde proviene tu último recuerdo, ¿Hacia donde señalarías? del mismo modo si te pido que señales la imagen de aquello que harás en el futuro, fíjate hacia donde señalas en este caso. ¿Te sería posible señalar el lugar de donde proviene la imagen que tienes del presente? Pues bien, si trazas una línea entre el recuerdo del pasado, el que tienes del presente y el que se ubica en el futuro, ya tienes tu propia línea de tiempo.

Algunas personas imaginan su pasado a sus espaldas y el futuro delante. Otras pueden imaginar una línea en "V". Otros ven su pasado a la izquierda y sus futuro a la derecha, un asunto interesante ya que la mayoría de la gente según las modalidades de la PNL, mueve los ojos a la izquierda cuando intenta recordar algo y a la derecha cuando quiere imaginar algo que no es real... todavía. 

Igualmente interesante: Algunas personas ordenan geográficamente su línea de tiempo, así por ejemplo ubiquen su pasado en Medellín, Santiago o Dallas y su presente en el lugar donde residen actualmente. Tu futuro bien puede estar en aquel lugar donde quieres ir a vivir.

Consejo: Si te parece más fácil, traza una línea imaginaria sobre el suelo y, confiando en tu inconsciente, camina siguiendo la línea desde donde imaginas tu pasado hasta donde sientes que está tu futuro.

Si eres de los que se ve dentro de su línea de tiempo entonces tu modalidad será reconocida como "en el tiempo" o "asociado en el tiempo", con características que pueden variar según tus experiencias, líneas más largas incluso curvas, pero manteniendo el patrón de estar dentro de la línea.

Por otro lado, si eres de aquellos que ven su línea a distancia, tu modalidad será reconocida como "a través del tiempo" o "disociado del tiempo", al igual que la anterior, pueden existir variaciones de longitud o incluso curvas dependiendo de las experiencias vividas, pero manteniendo el patrón de estar fuera de la línea.

La configuración o forma de tu línea de tiempo puede influir sobre distintos rasgos de tu personalidad. Si la tuya corresponde a la que hemos denominado "a través del tiempo" tu modelo de tiempo será el americano-europeo, lo que quiere decir que presentarás las siguientes tendencias:

• Eres muy consciente del valor del tiempo.
• Te orientan los objetivos y las metas.
• Sabes la importancia de llegar puntual a las citas.
• Eres bueno para planificar actividades.
• Eres capaz de separar emociones y acontecimientos.
• Te es difícil vivir en el ahora.

Si tu modelo corresponde a lo que hemos llamado "en el tiempo", es probable que tengas las siguientes habilidades y tendencias:

• Eres creativo.
• Eres bueno para desempeñar varias tareas al mismo tiempo.
• Sientes con intensidad tus emociones.
• Te gusta conservar acciones abiertas.
• Eres bueno para vivir el momento.

Es posible cambiar la orientación de nuestra línea de tiempo y modificar la manera de pensar sin necesidad de cambiar ninguno de los recuerdos que la forman, esto puede servir para deshacerse de emociones negativas, decisiones limitantes, perdonar, librarse de la ansiedad y crear un futuro mejor, siempre en compañía de un especialista"

Espero que está información sea de ayuda para conocer tu orientación temporal.

Nos vemos en una próxima entrada.

Un abrazo.

ÁREAS CRÍTICAS DE RENDIMIENTO (ACR)

Hola amigos, hoy hablaremos acerca del "enfoque", el gran problema para administrar tiempo no es la falta de este recurso en sí, sino la falta de enfoque que hace que nos diluyamos en otras tareas menos importantes y finalmente seamos poco eficaces y eficientes.

Una forma muy sencilla para lograrlo es identificar cuales son tus áreas críticas de rendimiento o ACR, el ejercicio es idéntico a la llamada rueda de la vida de coaching y con ella podrás saber exactamente donde poner tu energía y así lograr resultados extraordinarios.

Yo usaré como ejemplo 10 áreas de rendimiento, pero tu puedes colocar las que desees ya sea agregando o quitando. Estas son:

1.   Desarrollo personal

2.   Espiritual

3.   Finanzas

4.   Desarrollo Profesional

5.   Familia

6.   Pareja

7.   Amigos

8.   Hobbies

9.   Salud

10. Trabajo

Una vez hayas identificado las tuyas, debes poner una puntuación que va de 1 a 10 que representará tu actual desempeño en ella. Así sucesivamente con todas las restantes. Cuando termines, debes unir los puntos para formar algo así como un círculo. (Si aparece una figura extraña no te preocupes, aún tienes posibilidades)

Después que hayas hecho tu valoración actual, llegó el momento de decidir muy seriamente a que valor te gustaría llegar en cada una de estas áreas en el futuro. Toma un lápiz de distinto color y marca el valor que desees lograr. Luego une los puntos y tendrás una nueva figura. 

Bueno, ahora conoces cuál es la "brecha" que debes cubrir para aumentar tu eficacia y eficiencia en tus áreas críticas, este es el principio para enfocar tus esfuerzos, ya que después vendrá la etapa de generación de metas y objetivos.

Te invito a probar esta herramienta, no te tomará más de unos minutos y te será de mucha utilidad. La imagen anterior te servirá de ejemplo y además te dejo un "radar chart" en blanco para que lo puedas usar de borrador.

Que estés muy bien y continua con tu excelente trabajo. Nos vemos en la próxima entrada.

HERRAMIENTA DE CUARTA GENERACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Hola amigos, hoy quiero compartir con ustedes una herramienta basada en la cuarta generación de la administración del tiempo, así la tendrán de referencia para cuando decidan crear su propia estrategia de gestión de tiempo. Esta herramienta se presenta en el libro "Los siete hábitos de las personas altamente efectivas" de Stephen Covey.

La cuarta generación se basa en el liderazgo eficaz y la administración eficiente, por lo que su primer punto es definir nuestros ROLES, es decir, identificar de forma clara cuales son las áreas donde he decidido ser efectivo. Por ejemplo, rol de padre, colega, empresario, miembro de la comunidad, etc. 

En segundo lugar debes establecer dos o tres metas semanales que te ayudarán en la gestión de cada rol, recuerda clasificar y priorizar tus tareas antes de hacerlo.

En tercer lugar debes adaptar las metas en una programación semanal y definir que meta sería la prioridad de ejecución de rol. Es decir, cual de las dos o tres metas antes establecidas será la que generará el mayor impacto a tu gestión personal. (En caso que tengas que decidir en el camino dejar alguna afuera y reprogramar)

El cuarto lugar consiste en llevar a cabo una revisión diaria del programa, para estar atento a cualquier cambio que pudiera interferir en el cumplimiento de tus metas, de esta forma puedes decidir tomar acciones preventivas para el cumplimiento, o bien dejar para otra oportunidad.

En último lugar, debes verificar que tu programa sea coherente, es decir que exista armonía entre visión, misión, roles y metas. Equilibrado, que te ayude a identificar aquello que es importante en tu vida ya sea salud, familia, desarrollo personal, etc. Centrado en las cosas importantes (cuadrante II), incluir actividades que te dejen una sensación de ir avanzando, disminuyendo las urgencias. Tener una dimensión humana, es decir considerar ser eficiente con las cosas y eficaz con las personas. Ser flexible, la idea es que no seas esclavo de tu programa, recuerda que es una herramienta a tu servicio. Finalmente, debe ser portátil, para que puedas revisarlo en cualquier lugar y a cualquier hora del día, gracias a las nuevas tecnologías podrás lograrlo.

Esto será de mucha ayuda para tu gestión, más adelante revisaremos las ventajas de las herramientas de quinta generación. 

Nos vemos en la próxima entrada, pueden compartir si les gustó. Si tienen consultas o quieren aprender más, no duden en contactarme.  Que estén muy bien... :-)

TÉCNICA TIMEBOX

Esta técnica es similar a la Pomodoro, pero no esta limitada a intervalos definidos, se deriva de la industria del desarrollo de software en los 90's, es una forma muy sencilla de aprovechar los tiempos muertos que aparecen en tu agenda, es muy fácil de entender y aplicar.

Primero que todo, debes mantener una lista de tareas pendientes que no sean urgentes, estamos hablando de cosas importantes del cuadrante II, también pueden ser tareas de cuadrante III si lo deseas. La idea es que sea larga, de duración incierta y no prioritaria.

En segundo lugar, debes identificar los tiempos muertos o disponibles que tienes en tu agenda diaria, para elegir una tarea desde tu lista de pendientes TimeBox. 

En tercer lugar, debes poner tu reloj con alarma en el tiempo definido o disponible para trabajar, en este periodo no habrá descanso hasta finalizar, ya sea que se termine la tarea o que se acabe el tiempo.

Cuando suene la alarma, si no pudiste terminar, aparta hasta un nuevo tiempo muerto o bien, si pudiste terminar, elimina la tarea desde tu TimeBox de pendientes.

Para que el método funcione aún mejor, te recomiendo que utilices algún medio para priorizar, así puedes elegir de mejor forma a la hora de tener un espacio en tu agenda. 

Recuerda que para tareas de cuadrante III, lo ideal es delegar.

Espero que sea de utilidad, si tienes preguntas al respecto, no dudes en contactarme a mi correo personal.

Nos vemos hasta una nueva entrada.

COMO HACER MÁS EN MENOS TIEMPO...

En julio del año pasado subí esta nota, donde se mostraba una forma de engañar tu mente para ser más efectivo. Yo la he puesto en práctica y he logrado aumentar mi productividad en un 300%.

Nuestro cerebro es una pieza única de ingeniería divina y cuando debemos cumplir con nuestras labores, este tiende a ocupar todo el tiempo disponible para hacerlo. Pongamos un ejemplo.

"Imagina que tienes tres tareas importantes que cumplir en una jornada normal de 8 horas, tu cerebro va a tender a utilizar todas esas horas para cumplir esas tres tareas rellenando inconscientemente con muchas otras actividades, tales como: revisiones constantes de tu teléfono, revisiones de facebook, conversaciones con colegas, revisión de otros documentos, tomar café, tomar café y tomar café, en fin, un sinnúmero de otras actividades menos importantes. Puede ocurrir que al final del día tendrás la sensación que podrías haber hecho mucho más, sobre todo si solo alcanzaste a hacer solo una o dos tareas de las tres."

El truco está ahora en lograr convencer a tu cerebro que solo tienes 4 horas de las 8 para completar las tres tareas importantes, para ello debes planificar muy bien lo que necesitas hacer para cumplirlas y poner un plazo que no sobrepase la mitad de tu jornada, inicias a primera hora de la mañana, procura no tener interrupciones, recuerda que esas tres tareas corresponden al 20% que te genera el 80% de resultados, así que si las logras, tendrás toda la tarde para dedicarla a otras actividades como avanzar en proyectos atrasados, manejar imprevistos, etc. (Si alguien necesita hablar contigo, le puedes decir que en la tarde lo podrás atender)

Al principio es complejo, pero si logras cambiar tus hábitos (revisaremos esto en otra entrada) y domar a tu subconsciente, te aseguro que tu vida tendrá un cambio radical, te sentirás en control y capaz de hacer cualquier cosa y si por algún motivo no alcanzaste a terminar en la mañana, tienes toda la tarde para hacerlo, pero trata de que no se vuelva una costumbre.

Espero que estén muy bien, nos vemos en la próxima entrada...

KANBAN BOARD

Si actualmente tienes problemas para cumplir con tu agenda virtual o recordar que tareas tienes pendientes, te recomiendo usar esta herramienta llamada "Kanban Board", que te ayudará a visualizar de forma más clara aquellas cosas que están en tu lista de espera, las que están en ejecución y las que están terminadas, este es un medio complementario para el 20% de tus tareas que generan el 80% de tus resultados. (Pareto)

Es facilísimo, tomas una pizarra blanca y colocas tres líneas separadoras verticales con cinta adhesiva de color negro, luego le das nombra a cada una de las columnas; la primera de la izquierda <<Por hacer>>, la del medio <<En ejecución>> y la columna de la derecha <<Ejecutado>>.

Muchas personas tienen problemas para trabajar con la tecnología (celulares, laptos y tablets) ya que son un medio de trabajo convergente y ellos poseen pensamiento divergente y por lo tanto es difícil usarlos para tener una amplia perspectiva de planificación. Fue súper utilizada por los equipos de trabajo en la industria de desarrollo de software en los noventa y se ha ido adaptando a las necesidades generales de la industria de hoy. Con "Kanban Board" es fácil visualizar lo que está sucediendo, ya que por la mañana al llegar a tu oficina, basta solo agregar o cambiar de lugar los post-it y dar un vistazo para saber como será tu día, además los viernes, podrás hacer un recuento semanal o dejar proyectos listos en el cuadro <<Por hacer>> para tomar el lunes siguiente en la mañana.

Cada color de post-it puede significar un tema o prioridad determinada, sólo con un marcador puedes agregar información de importancia; como nombre de la tarea, recursos necesarios, fecha límite, etc. Además puedes ir agregando información a medida que los vayas cambiando de posición.

Otro punto importante es el campo <<Ejecutado o Realizado>> que te servirá como "recompensa psicológica" para que seas consciente de la cantidad de trabajo que has sido capaz de procesar, eso sí, cada cierto tiempo debes depurar ya que te sorprenderás la cantidad de cosas que eres capaz de hacer cuando cuentas con un medio de planificación de este tipo.

Excelente para compartir ideas con tu equipo de trabajo, sirviendo como panel de información para todos los integrantes. (Te puede ahorrar muchos email y explicaciones de pasillo)

En una de las imágenes aparece el que tengo en mi oficina, para que tengan una idea de como aprovechar la pizarra.

Que estén muy bien. :-)

¿MONOCRÓNICO O POLICRÓNICO?

Supongo que algunos de ustedes habrán escuchado hablar de personas monocrónicas y policrónicas, para aquellos que no, les contaré que corresponde a dos tipos distintos de pensamiento acerca del tiempo, específicamente a la ejecución de tareas.

El tiempo monocrónico es relacionado con el tiempo anglosajón, se ejecuta una sola tarea a la vez, se pone énfasis en la concentración del trabajo, los compromisos son vistos como algo ineludible y se valora bastante y se cumple lo planificado. El tiempo policrónico es relacionado con el tiempo hispanoamericano, se trata de ejecutar varias tareas a la vez, el trabajo es constantemente interrumpido, los compromisos se cumplen si es posible y se realizan constantes cambios en la planificación.

Anualmente se pierden millones de dolares, debido a que las personas creen erróneamente que el hecho de ser policrónico los convierte en "multitasking", teoría que fue comprobada hace unos años atrás, donde se llegó a la conclusión de que solo el 2% de la población lo es.

Lo anterior quiere decir que si eres policrónico, puedes perder hasta un 60% de tu productividad por falta de planificación, interrupciones y perdidas de tiempo por cambio entre tareas, ya que lleva bastante tiempo el retomar algo inconcluso justo en el punto donde fue dejado, esto requerirá necesariamente repasar mentalmente para recordar donde se quedó.

En mi caso, he intentado acomodar mi pensamiento para operar en la ejecución de mis tareas bajo un modelo monocrónico, pero ocurre, que culturalmente, casi todo mi entorno opera sobre un paradigma policrónico. Es así que no se acepta que trabaje en base a una agenda definida y se consideran que la planificación es una pérdida de tiempo, todo se va armando sobre la marcha, sufro de constantes interrupciones y me programan reuniones en cualquier horario, debiendo estar disponible a los constantes cambios de planificación que se dan en el transcurso del día.

He realizado bastantes pruebas de tareas donde he aprendido a reconocer las ventajas del tiempo monocrónico, es mucho más eficiente, me concentro en cada tarea hasta conseguirla en un 100%, preparo un plan diario para cumplimiento de tareas y manejo mi agenda haciendo que cada compromiso sea cumplido. (El problema es que vivo rodeado de "Policrónicos Multitasking")

Los invito a revisar que tipo de tiempo están usando, ¿monocrónico o policrónico?

Estoy seguro que esto determinará bastante que tan eficientes llegarán a ser...

PROCRASTINACIÓN

Bendita palabra, hace unos años no la conocía pero pasaba ejecutando la acción correspondiente, su significado; es cuando posponemos alguna tarea y la reemplazamos por otra actividad más agradable.

Se dice que la procrastinación tiene raíces psicológicas muy profundas, que hacen que a las personas frente a una sola tarea le lleguen cientos de pensamientos que logran impedir que la ejecute, para suerte nuestra, existe una clasificación que podrá ayudarnos a entender mejor por que somos víctimas de ella.

Existen causas internas y causas externas, entre las internas podemos encontrar; el miedo al cambio, miedo al fracaso, tendencia a dejar todo para ultima hora y la tendencia para comprometerse de más. Entre las externas se encuentran; tareas desagradables, tareas abrumadoras, flujo de tareas no claros y metas no claras.

Todas ellas explican el porque a veces optamos por ver varias horas televisión en vez de preparar ese informe o estudiar nuestras materias, o el porque los fines de semana no podemos terminar nuestras labores hogareñas atrasadas.

En los próximos post explicaré en detalle cada una de las causas y de que forma los puedo ayudar a no procrastinar.

Espero que estén muy bien... :-)

TÉCNICA POMODORO

Para aquellas personas que son monocrónicas y que les viene mejor trabajar en una cosa a la vez, esta técnica les puede favorecer para centrar sus esfuerzos en aquellas tareas que necesitan de suma concentración y así evitar la procrastinación.

Fue desarrollada en 1980 por un señor llamado Francesco Cirillo y básicamente consiste en escribir en un papel todas las tareas pendientes que tengas para hacer en un día normal, consigue un reloj temporizador de cocina, elige una tarea, ajusta el reloj en 25 minutos y ponte a trabajar hasta que sueñe el timbre, luego descansa por 5 minutos,  vuelves a ajustar el temporizador en 25 minutos hasta que suene y descansas. Repite esto cuatro veces y el último descanso lo haces de 15 a 20 minutos, toma el papel con el listado de tareas y eliminas la que terminaste recién.

Si tienes tareas que duren menos de cuatro pomodoros, puedes unir con otras.

Si eres policrónico de seguro encontrarás una pérdida de tiempo trabajar en solo una cosa a la vez y no verás ninguna ventaja en esta técnica, pero recuerda que todos somos diferentes y por lo tanto, lo es también nuestra percepción del tiempo.

EL CURIOSO CASO DE BENJAMIN BUTTON

Como siempre he sido un apasionado estudiante del concepto de tiempo, cada vez que aparece un documental o película que hable del tema, no pierdo la oportunidad para verlo.

Lo genial ocurrió cuando apareció esta película que contaba la historia de un niño que nace con el cuerpo de anciano y en vez de envejecer como lo hacen todas las personas, rejuvenece cada vez más, esto le da la opción en un momento dado, de ser un adulto pero con el pensamiento de un niño, aprovechando cada oportunidad que se le presenta en la vida para porbar cosas nuevas. 

Otro punto interesante es cuando decide dejar a su familia, ya que no soporta el hecho de que en un momento dado será más joven que su hija y decide irse a recorrer el mundo, es aquí donde le deja una carta con un consejo, el cuál lo comparto con ustedes para que lo revisen y piensen acerca de ello.

"Nunca es demasiado tarde, o en mi caso demasiado pronto, para ser quien quieras ser. No hay límite en el tiempo, empieza cuando quieras, puedes cambiar o no hacerlo no hay normas al respecto.

De todo podemos sacar una lectura positiva o negativa, espero que tu saques la positiva. Espero que veas cosas que te sorprendan; espero que sientas cosas que nunca hayas sentido; espero que conozcas a personas con otro punto de vista; espero que vivas una vida de la que te sientas orgullosa; y si ves que no es así, espero que tengas la fortaleza para empezar de nuevo."

Espero que estén muy bien, nos encontramos en la próxima entrada...

¿VIVIR SEGÚN EL RELOJ O ACTIVIDAD?

Uno de los grandes problemas que tenemos en nuestra percepción con los demás referente al uso de nuestro tiempo, es que existen personas que viven apegados a un patrón de vida según el reloj y otros viven en un patrón según actividad, esto genera más de un problema a la hora de ponerse de acuerdo, generando conflictos y juicios, encasillando personas como irresponsables o incompetentes, a veces sin siquiera conocerlas de verdad, solo basta una primera impresión respecto a la puntualidad y ahí lo tienes, se tilda a cualquiera de falta de compromiso, motivación u otras cosas tan de moda.

Para graficarlo de manera simple, vivir según el reloj es cuando planificas tu día en base a este interesante aparato, tus actividades tienen un inicio y termino fijo, controlados por la comparación del patrón universal de tiempo, en cambio, vivir según  actividad, quiere decir que no es el reloj el que controla el inicio, sino la actividad en sí, como es eso, bueno supongo que alguna vez estuviste de vacaciones y no pusiste tu despertador para levantarte a tomar desayuno, eso se dio de forma natural, en algún momento de la mañana despertaste y supiste que debías levantarte para alimentarte, pero no colocaste tu reloj para ello, lo mismo ocurre con el almuerzo o la mayoría de las actividades que programes en este periodo.

Lo cómico es que existen personas que viven según actividad en un mundo controlado por el reloj, esto genera la mayoría de los problemas de percepción de tiempo, ya que es parte de nuestros paradigmas.

Una persona que vive según el reloj dirá, tengo una reunión a las 09:00 hrs. me iré temprano para prepararme un café antes de que lleguen todos, en cambio una persona que vive según actividad, sabe que tiene una reunión, prepara su información, se toma el café antes de ir, conversa con una par de personas en el camino, llega tarde y genera la indignación de la mayoría de los que llegaron temprano.

Una diferencia importante es que quienes viven según el reloj, son más propensos a sufrir cuadros de estrés que quienes viven según actividades, ya que estos últimos, privilegian las relaciones por sobre su agenda.

Es importante que conozcas la existencia de estos dos patrones, para que aprendas a convivir en armonía con quienes te rodean.

Piensa en eso, la próxima vez que juzgues a alguien de impuntual...

y tu? Vives según reloj o actividad....

 

INTERES ACTIVO V/S INTERES PASIVO

Estoy completamente seguro que habrán escuchado hablar de esto en el último tiempo, es algo que puedes ver muy marcado en nuestra sociedad y se refiere a como nos interesamos en los temas de contingencia social o aquellos que decidimos incluir en nuestra vida.

 

Años atrás leí un libro que hablaba de como la sociedad se estaba volviendo cada vez más light, una forma de verlo aplicado, es que ya no es importante profundizar en nada, sino saber algunas cosas para poder sostener una conversación y parecer que lo sabemos todo, es decir convertirse en un ignorante hábil.

 

Lo anterior tiene mucho que ver con el tema de hoy, la mayoría de las personas están interesadas en muchas cosas, se preocupan pero no practican nada, le encantan las frases de desarrollo personal y motivación de Facebook, pero no quieren ponerlas en práctica, le ponen solo me gusta, ya que no creen que a ellos le resulte, solo les sirve para escapar aunque sea un segundo de todos los problemas que tienen a su alrededor, a todo lo anterior lo llamaremos interés pasivo.

 

En cambio el interés activo se relaciona con que me intereso y hago algo por ponerlo en práctica y lograr un cambio significativo en mi vida, si veo un video de ejercicios, lo intento, si veo una frase motivante, la anoto o la imprimo para que me de ánimo en los días siguientes. Existe una tremenda diferencia y es por eso que debemos pasar del interés pasivo al interés activo, ya que solo de esta forma podemos hacer la diferencia en nuestras vidas y para el uso efectivo del tiempo lo mismo, como dice el dicho; "Hasta la acción más mínima, es más valiosa que la intención más grande"

 

y tu? eres una persona que se interesa activa o pasivamente.

APRENDER A DECIR QUE NO - COMO RECONOCER A UN PSICOVAMPIRO

Les ha pasado alguna vez que han querido decir que no, pero por alguna razón inexplicable terminan cediendo ante alguna solicitud desagradable que saben que no les producirá ningún beneficio o valor.

Bueno, si la respuesta es sí, lo más seguro es que estés conviviendo día a día con un psicovampiro, que es un ente diabólico, al cuál le encanta alimentarse de tus miedos, temores y utiliza tu ego, que es tu lado más poderoso pero el más vulnerable para lograr convencerte una y otra vez de hacer cosas que para ti no merecen siquiera la pena.

Para reconocer a un psicovampiro es muy sencillo, generalmente son muy sociables, poseen carisma y gozan de fama por su facilidad de palabra, están muy bien considerados porque logran convencer a cualquiera de llevar a cabo las tareas desagradables, llevándose el crédito más tarde, generalmente sus pares no pueden ceder a sus poderes mágicos. Cuando ve que su víctima se esta resistiendo, utiliza frases como "Entonces no eres capaz, voy a tener que hablar con alguien más", "Me dijeron que tu eras el mejor en esto", "Te consideraba un amigo, pero así vas conociendo a las personas", "Estoy seguro que tu eres el único que puede ayudarme", "Te juro que es la última vez que te pido que hagas algo por mi", entre muchas otras.

Una vez que te tiene bajo su poder, es muy difícil que te lo saques de encima, ya que huele tu inseguridad y falta de estima, por lo que sabe que puede utilizarte para lograr todas sus metas.

La única forma de poder romper su hechizo, es aprender a decir NO y valorar tu singularidad, comprender que eres capaz de hacer cualquier cosa que te propongas y que no necesitas que te estimen por hacer favores tanto en tu trabajo como en tu vida familiar, las personas te deben estimar por lo que eres y no por lo que puedas hacer por ellas.

Más adelante veremos como plantar un NO rotundo y comenzar a utilizar tu tiempo para el logro de tus propios objetivos.

PREOCUPADO DE LAS HORMIGAS Y LOS ELEFANTES ESCAPAN POR LA PUERTA PRINCIPAL

Muchas personas actualmente y desde hace mucho tiempo, se preocupan demasiado de cosas que no son importantes para su vida, dejan de lado todo aquello que les puede significar una diferencia tremenda en el modo de hacer sus actividades. 

Estoy seguro que la mayoría de ustedes ha visto o leído la historia de la vasija con las piedras, donde se le pide a alguien que utilice piedras de diferentes tamaños para llenar una vasija, existen piedras grandes, medianas y pequeñitas, al principio la persona trata de colocar las pequeñas y medianas primero, pero no tiene espacio para las grandes, en la vida real ocurre lo mismo, si ponemos las cosas pequeñas primero, no tendremos tiempo para trabajar en las cosas grandes o importantes, damos espacio a las pequeñas crisis y terminamos nuestros días sin comprender por que tenemos la sensación de hacer mucho y avanzar poco. Para ser realmente efectivo con el uso de nuestro tiempo, debemos hacernos cargo de lo importante, darnos el tiempo para la preparación, cultivar relaciones, etc., en resumidas cuentas efectuar una evaluación de nuestras cuatro dimensiones para saber cual de ellas esta fallando, la dimensión física, la dimensión espiritual, la dimensión mental y la dimensión social/emocional, si estamos en armonía y nos encargamos de lo importante, podremos prevenir crisis y pasar a la segunda etapa de trabajar sobre la eficiencia, recuerden que el liderazgo se relaciona con la efectividad y la administración con la eficiencia.

Ahora respecto al titulo de esta entrada, tiene que ver exactamente con lo de las piedras, supongo que están acostumbrados a escuchar a muchas personas que se quejan todo el tiempo de cosas pequeñas o las hormigas, se centran en pequeños gastos, pequeñas pérdidas de tiempo, en fin, en los detalles, sin tener resueltas aún las cosas grandes, que corresponden al cambio significativo del que les hablaba anteriormente, es decir no se dan cuenta que los elefantes se les escapan por la puerta del frente por estar preocupadas de las hormigas, creo que ustedes sabrán reconocer muchos ejemplos en la vida familiar y empresarial.

Tengamos claro que no es malo centrarnos en las cosas pequeñas, pero para ser efectivo y eficientes, debemos resolver primero los asuntos importantes de nuestra vida, así podremos terminar el día con la sensación de misión cumplida. Una forma para iniciar este proceso, es que todos los días iniciando su jornada, revise todas las tareas que deba efectuar, de ellas, identifique las tres o cuatro más importantes que lo dejarían satisfecho al final del día y comience por ejecutarlas, todo lo demás también se puede hacer, pero centre sus esfuerzos en las elegidas, al terminar el día se dará cuenta la ganancia obtenida. Ahora, esto también lo puede hacer finalizando el día, donde puede evaluar lo ocurrido y elegir inmediatamente las tareas importantes del día siguiente, así podrá tener un bosquejo del plan a seguir para alcanzar estos objetivos diarios. (Para evaluar solo bastan algunos minutos, no es necesario pasar horas y horas haciéndolo. En mi caso particular, utilizo 10 minutos diarios para evaluar y planificar al terminar la jornada y 10 minutos el día siguiente para ordenar ideas y comenzar a trabajar)

EVALUACIÓN INICIAL

Si usted llegó a este blog, creo que es por alguna de las siguientes razones que plantearé a continuación y le aseguro que debe estar sufriendo por lo mismo que la mayoría de la población actualmente.

 

Le pido que trate de recordar cuantas veces a escuchado esta semana decir a otros o a usted mismo; no tengo tiempo, ojalá el día tuviera más horas, no pude llegar antes, me olvidé completamente de la cita o reunión, etc. Si lo ha hecho, no se preocupe porque es un problema que tienen la mayoría de las personas de nuestra generación debido a el acelerado avance de las tecnologías de la información, esto es explicado en una entrada anterior de este mismo blog.

 

Ahora le pido que por favor revise el siguiente listado y trate de visualizarse a usted mismo en alguna de estas situaciones; trabaja más allá de su horario normal, generalmente lleva trabajo para su casa, duerme mal por la preocupación de cosas pendientes, constantemente es interrumpido en su oficina y recibe llamados inoportunos que le quitan su tiempo, le molesta al no avanzar en su trabajo por la irresponsabilidad de otros, hace interminables listados de tareas que apenas consigue ejecutar los cuales se juntan con los del día siguiente, olvida fechas/horarios de citas y reuniones, tiene su bandeja de correo repleta, se siente desorientado respecto a donde van a parar sus minutos, siente que los días pasan y no le rinden, siente que por más que se esfuerce no logrará ponerse al día con sus tareas por no tener idea de como empezar, le faltan espacios para compartir con familia y amigos, siente que el tiempo de descanso y recreación es una pérdida de tiempo.

 

Bueno, no se sienta mal por que como le dije anteriormente, este sentimiento es generalizado, ahora me gustaría que medite acerca de las siguientes preguntas, que tratan de hacer la conexión con las situaciones planteadas; ¿Cuál es su horizonte de planificación personal, el próximo mes, la semana entrante, mañana o apenas unas horas? ; ¿Para su trabajo, realiza una planificación semanal y/o diaria? ; ¿Dedica tiempo en la semana para actividad física, leer un libro, revisar sus valores o compartir con familia o amigos? ; ¿Se propone metas anuales en vísperas de año nuevo? ; si lo hace, ¿Evalúa el cumplimiento de sus metas cada año? ; ¿Utiliza algún modelo externo o propio para la gestión de su tiempo? ; ¿Qué podría estar haciendo de diferente hoy, que pudiera traer un tremendo beneficio para el logro de sus metas en su ámbito personal? ; ¿Eso que podría hacer, le significaría un beneficio en su ámbito profesional también?

 

Espero que la revisión de las situaciones y las preguntas le sirvan de ayuda para poder evaluar la forma en que está gestionando sus tiempo o para ir más allá, la forma en que se está gestionando a si mismo para el cumplimiento de sus tareas. En las próximas entradas obtendrá más información útil que le ayudará en la elaboración de un proyecto de administración personal del tiempo.

 

Excelente semana, recuerde dedicar unos 15 minutos para planificar su semana...le aseguro que será muy beneficioso...

 

 

 

 

EL PROBLEMA ES LA INFORMACIÓN

Se han puesto a meditar acerca de la cantidad de información que reciben a diario. La tecnología (internet, medios de comunicación, aparatos electrónicos, etc.) nos han convertido en verdaderos esclavos de la información.

"Quien habría pensado hace 10 años, que íbamos a tener pánico de olvidar el teléfono móvil, por el hecho de que se genere una llamada pérdida ó por la incapacidad de responder un mail ó mensaje a tiempo"

"Actualmente, un ejecutivo promedio de cualquier empresa, en un solo día, recibe toda la información que hace 100 años una persona recibía en toda su vida"

El gran problema, es que hacer con toda esa información...

¿Cómo la administramos, cómo la gestionamos?

Ese, es el verdadero desafío al que nos enfrentamos...

REUNIONES EFECTIVAS

Una forma de aprovechar mejor el tiempo en el trabajo, es a través de la generación de reuniones efectivas.

Para ello, debes definir primero si es necesario citar a una reunión o no, luego, determinar el propósito y cuales son los aspectos importantes a discutir, después debes preparar una agenda y enviarla a los asistentes para que puedan dar su opinión al respecto. Una vez en la reunión, recuerda comenzar a tiempo por respeto a los asistentes puntuales, revisa cada unos de los aspectos de la agenda dentro del tiempo estimado, una vez finalizada la reunión, haz un resumen con los acuerdos, responsables y plazos para enviarlo a los asistentes, será de mucha utilidad la próxima vez.

Algunas estadísticas respecto a reuniones; el promedio de reuniones a las que asiste un profesional ó administrativo de cualquier empresa es de 62 al mes, de estas, la mitad es considerada una pérdida de tiempo, es decir, mensualmente pasamos 31 horas en reuniones que no nos llevan a ninguna parte. (como es promedio, puede que tu pases muchas más horas perdiendo tu tiempo)

Del asistente tipo podemos decir:

91% se distraen durante la reunión.

96% se pierden alguna reunión consciente o inconscientemente.

39% se duermen.

45% están agobiados por la cantidad de reuniones a las que deben asistir.

73% hacen otras cosas durante las reuniones. (Facebook, Twitter, Mail, etc)

47% se quejan de que las reuniones son la principal pérdida del trabajo.

RITMO DE VIDA

Se han puesto a pensar cuales son los factores que determinan el "ritmo de vida" en nuestra sociedad actual.

El primer factor determinante es el bienestar económico, las sociedades con una mejor economía, tienen una tendencia a un ritmo de vida mucho más rápido que las sociedades con economías más bajas.

El segundo factor determinante es el grado de industrialización que esta íntimamente ligada a la primera, las sociedades con una grado mayor tienen la tendencia a poseer una economía más rica y por lo tanto un ritmo más rápido. Es correcto indicar que la revolución industrial dio inicio igualmente a una revolución del uso del tiempo, ya que hasta esa época nunca se había cuestionado la eficiencia del trabajo. Por otro lado, es una ironía el pensar que mientras más industrializada sea la sociedad, sus habitantes tienden a tener menos tiempo para ellos mismos.

El tercer factor corresponde al tamaño de la población, las sociedades más grandes tienden a tener ritmos más rápidos, que según sociólogos se relaciona con los dos factores anteriores, ya que las personas de las ciudades más pobres se mueven a los centros más ricos en busca de oportunidades.

El cuarto factor es el clima, las sociedades de lugares con climas más calurosos tienen ritmos de vida más lentos que las sociedades de lugares más fríos.

El quinto y último factor corresponde a los valores culturales, las sociedades más individualistas tienen ritmos de vida más rápidos que las sociedades que ponen el bien común por sobré el individual.

Fuente: Robert Levine. (A geography of time)

ORDEN Y BUEN USO DEL TIEMPO

Parece lógico que el orden y la organización de nuestro espacio físico estén íntimamente relacionados con el correcto uso de nuestro tiempo. Cuantas veces nos ha sucedido que debíamos entregar un reporte y no lo encontramos por ninguna parte, quizás escondido en varios lotes de papeles que vamos almacenando sobre nuestro escritorio por carecer de un sistema de organización y lo que es a veces peor, no eliminamos inmediatamente las cosas pequeñas que toman poco tiempo hacer, ya que hemos colapsado ante la falta de priorización.

Una vez leí en una revista, que un escritorio desordenado denota que la persona está pasando por un período de caos mental y si a esto, se suma a una oficina desordenada, es mucho más difícil para la persona lograr salir de esta situación particular, ya que su entorno contribuye a este caos.

Como una forma de solucionar el problema que sufren la mayoría de los trabajadores hoy en día y que hacen perder millones de dólares a sus empresas por falta de eficiencia, se puede utilizar un sistema de organización, tales como simples carpetas con priorización A-B-C o utilizar métodos más sofisticados como las "5 S" japonesas, que se valen de la clasificación (SEIRI), ordenamiento (SEITON), limpieza (SEISO), estandarización (SEIKETSU) y disciplina (SHITSUKE) para solucionar el eterno problema de que es lo que necesitamos y en que cantidad para efectuar de mejor forma nuestras labores.

Para ser más efectivos en la forma que nos administramos y así tener más tiempo, es de suma importancia un sistema de organización física, ya que gracias a el podemos ahorrar valiosos minutos en la búsqueda de documentos o elementos de trabajo.

Si desean saber más pueden buscar material en la página de facebook: "Éxito y Buen uso del tiempo"